Études de cas

La Ville de Kamloops maintenant plus efficace, maître de ses finances et transparente

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La solution Le nouveau système devait être déployé rapidement pour éviter de nuire aux services. La Ville a décidé d'intégrer les bons de travail et les demandes de services de Cityworks. Puisqu'ils étaient compatibles avec ArcGIS, ils pouvaient être déployés rapidement sans nuire à la base de données ni aux configurations de la Ville. La Ville a d'abord déterminé quels employés profiteraient d'un accès aux demandes et pourraient leur affecter un budget. Elle les a formés sur le flux de travaux lié aux bons, puis sur les procédures de demandes. En six semaines, 80 employés savaient utiliser le système. Grâce à l'intégration des bons et demandes, un processus nuisible est devenu un atout. Désormais, les demandes sont envoyées à un chef d'équipe de cols bleus, qui les affecte au bon service (électricité, charpenterie, mécanique de chantier ou plomberie). Il crée ensuite un bon de travail automatiquement lié à la demande et aux actifs connexes dans la base de données SIG. Les coûts futurs (p. ex. feuilles de temps et inventaire) sont ensuite liés au bon au moyen d'une interface du système municipal de gestion financière. La mise en œuvre du système de demande de service Cityworks et la liaison des coûts connexes à des bons de travail ont permis à la Ville de recenser chaque coût, activité et bien associé à chaque demande. Elle a grandement amélioré son programme de gestion des actifs et a lancé une analyse opérationnelle visant l'atteinte de ses objectifs à long terme (p. ex. optimiser sa rentabilité). Les avantages Tous les processus opérationnels de la Ville sont maintenant documentés, rationalisés et efficaces. Toute demande est liée à un bon de travail et approuvée par le service des finances. Il ne règne ainsi plus aucune confusion quant au type de service demandé et à l'affectation du coût (service et budget). Un flux de travaux centralisé permet aux cols bleus d'affecter des dépenses en un temps record. Gestionnaires, superviseurs et chefs d'équipe peuvent dorénavant extraire des rapports clairs sur la définition et l'affectation des coûts et être au fait de l'état des projets. Plus de temps perdu à déchiffrer l'historique d'une demande de service. Grâce à de meilleurs processus, les cols bleus peuvent mieux assister leurs clients et surveiller les activités et services qu'ils souhaitent améliorer. Les feuilles Excel et autres enregistrements ponctuels sont révolus. Le nouveau processus SIG officiel intègre ces tâches dans le système et remplace les autres documents non officiels. Toute activité d'entretien est recensée et associée aux actifs et emplacements concernés, de façon à ce que bons de travail, demandes de service, inspections, tests ou demandes ponctuelles soient comptabilisés et étroitement liés à la géodatabase de la Ville. La Ville offrira ultérieurement à son personnel sur le terrain une application mobile permettant la création à la volée de bons de travail, d'inspections et de demandes de service. Le besoin de revenir au bureau pour entrer des données et le risque d'erreur de saisie des données recueillies sur le terrain seront ainsi éliminés. La Ville de Kamloops maintenant plus efficace, maître de ses finances et transparente | Esri Canada 2 Avec Cityworks, le personnel peut associer bons, demandes et actifs pour connaître les activités, types de problème, coûts et données spatiales et attributaires connexes. La direction et le personnel opérationnel peuvent rapidement consulter l'historique (demandes et bons) d'un actif pour prendre des décisions éclairées sur l'entretien, la gestion et le budget. « En collaborant avec Esri Canada à la mise en œuvre du système de demande et de bon Cityworks, nous disposons maintenant d'une représentation fidèle de notre travail. Le personnel sur le terrain peut ainsi clairement voir la provenance des demandes et se concentrer sur son travail plutôt que sur la paperasse. » Dale Kaiser Superviseur de la gestion des actifs municipaux La Ville de Kamloops

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