Mississauga modernise son sondage sur l’emploi à l’aide des SIG

April 5, 2018

Les conférences des utilisateurs d’Esri Canada sont des endroits où l’on peut se renseigner sur les nouveautés en matière de développement, d’idées, de mises en œuvre et de produits. Lorsque Steve Czajka, employé de la Ville de Mississauga, a participé à la Conférence internationale des utilisateurs d’Esri à San Diego, il ne se doutait pas que ce qu’il y apprendrait mènerait à la modernisation du sondage annuel de Mississauga sur l’emploi.

Si vous êtes un utilisateur de la technologie d’Esri, vous avez sans doute assisté à une conférence des utilisateurs un jour ou l’autre, que ce soit la conférence internationale de San Diego ou l’une des 16 conférences tenues au Canada. Après tout, c’est l’endroit où vous pouvez rencontrer des spécialistes des SIG, des universitaires et des fournisseurs de solutions qui vivent les mêmes réalités que vous : la joie et l’excitation associées à un nouveau projet, à une application très performante, à une carte récit populaire, à des mises en œuvre réussies, à des reconnaissances et des récompenses, et ce moment d’euphorie où vous vous rendez compte que vous avez contribué à bâtir un monde meilleur. En effet, ces conférences d’utilisateurs sont le théâtre d’un tourbillon d’émotions!

Les conférences sont aussi des moments idéaux pour en apprendre davantage sur les nouvelles percées, pour découvrir de nouveaux produits et pour recueillir des idées novatrices. En 2015, Steve Czajka, directeur des données et du studio de visualisation pour la Ville de Mississauga, a participé à la Conférence internationale des utilisateurs d’Esri à San Diego. Il en est revenu avec de nouvelles idées sur les façons de tirer parti de l’investissement en SIG de la Ville.

« Durant la conférence des utilisateurs, j’ai vu ce que d’autres villes ont pu réaliser à l’aide des applications Collector for ArcGIS et Operations Dashboard, raconte Steve Czajka. La rencontre avec d’autres spécialistes des SIG m’a inspiré et m’a donné l’idée d’utiliser de cette technologie mobile pour effectuer notre sondage sur l’emploi à Mississauga. »

Sondages municipaux sur les emplois

Pour répondre à la demande croissante de renseignements exacts sur les tendances de l’emploi et des affaires par les planificateurs municipaux de l’aménagement du territoire, les promoteurs économiques, les groupes immobiliers, les sociétés investisseuses et d’autres intervenants, les municipalités de la région du Grand Toronto mènent des sondages sur l’emploi régulièrement, soit à une fréquence annuelle ou bisannuelle. Depuis maintenant presque 20 ans, la Ville de Mississauga mène ces sondages toutes les années.

Dans le rapport 2017/2018 American Cities of the Future de fDi, une division du Financial Times, Mississauga s’est classée au premier rang en matière d’ouverture à l’activité des entreprises. La ville abrite 73 des entreprises du palmarès Fortune 500. Au total, 88 653 entreprises prospèrent à Mississauga, y compris Microsoft, Ericsson et FedEx, qui y ont établi leur siège social national. Dans un marché florissant où de nouvelles entreprises émergent tous les jours, les fonctionnaires municipaux doivent rester à l’affût pour suivre le rythme de l’innovation et de la technologie à l’échelle mondiale et pour fournir un soutien municipal aux activités économiques et entrepreneuriales. 

En 2009, dans le cadre du plan stratégique Moving Forward (aller de l’avant), l’équipe de planification de l’information a proposé un projet de modernisation du sondage sur l’emploi de la Ville. Bien que Mississauga ait déjà établi une vision pour les données et le studio de visualisation et qu’elle ait investi dans les SIG, il y avait encore beaucoup à apprendre sur les innombrables façons dont la technologie pouvait être utilisée en vue de favoriser la transformation numérique, l’excellence opérationnelle et la prise de décision efficace dans une municipalité.

Le sondage de Mississauga sur l’emploi est une activité importante pour le service de la planification et de la construction. Il recueille des renseignements pertinents comme le nom, les coordonnées, l’emplacement et le nombre d’employés à temps plein et à temps partiel de chaque entreprise. Au fil des ans, le sondage annuel sur l’emploi a nécessité des appels téléphoniques, des visites sur les lieux ainsi que l’envoi d’environ 2 500 formulaires à des entreprises.

Même s’il a toujours recours à un centre d’appel lorsqu’il travaille avec des entreprises grandes et complexes, le service responsable du sondage embauche quatre étudiants chaque été pour mener des entrevues à Mississauga. Il s’appuie sur les données des années précédentes, sur la base de données des permis de construction et sur les chiffres de Statistiques Canada.

La modernisation du sondage à l’aide d’ArcGIS

En 2014, la municipalité a investi dans le logiciel ArcGIS Desktop d’Esri, qui comprenait un abonnement à ArcGIS Online, la plateforme complète de cartographie d’Esri offerte en tant qu’application-service. À l’époque, le service de TI était en train de créer son portail de données ouvertes.

À l’aide d’ArcGIS Online, les spécialistes des SIG ont commencé à mettre à l’essai les cartes récits d’Esri. À mesure qu’ils en apprenaient davantage sur les différentes applications, ils sont tombés sur Collector for ArcGIS. En un rien de temps, ils ont également perfectionné leurs compétences avec Operations Dashboard, un outil de collaboration et de suivi en temps réel.

Dès lors, Steve Czajka savait que les SIG venaient d’ouvrir un tout nouveau monde de possibilités pour la Ville. Cependant, c’est seulement après avoir participé à la Conférence internationale des utilisateurs d’Esri en 2015 qu’il a trouvé les solutions qui ont assuré la modernisation du sondage de Mississauga sur l’emploi. Il affirme : « C’est en discutant des produits [Collector et Operations Dashboard] avec d’autres spécialistes des SIG qui avaient déjà utilisé ces applications que je me suis senti suffisamment à l’aise pour les recommander à notre Ville. »

Durant l’été 2016, la division des stratégies de planification urbaine a mené un projet pilote de deux semaines pour mettre à l’essai Collector sur près de 700 dossiers de sondage. Même si le succès ne faisait aucun doute d’après les résultats du projet pilote, Irena Rostkowska, coordonnatrice des sondages à la Ville de Mississauga, savait très bien qu’un peu de formation pourrait faire économiser beaucoup de temps et d’argent à son service. Elle a donc invité un conseiller des services professionnels d’Esri Canada pour offrir une formation à son équipe et optimiser son utilisation des applications ArcGIS.

L’atelier de deux jours présentait une introduction de base de Collector et d’Operations Dashboard, ainsi qu’un certain nombre d’actions nécessaires pour configurer les sources de données, les logiciels et plus encore. Le conseiller des services professionnels a montré à l’équipe comment examiner les outils d’importation de données et les utiliser, ainsi que la façon d’effectuer la migration des données à partir des ressources de la Ville et de mettre en place des procédures d’importation de données futures à partir de Microsoft Excel.

En ce qui concerne les avantages du recours aux services professionnels, Irena Rostkowska souligne : « Il s’agissait de traiter 25 000 dossiers, et nous savions que le fait de faire appel aux services-conseils de spécialistes nous aiderait à gagner du temps sur le terrain pour chacun de ces dossiers. En somme, cela représente d’importantes économies. Le conseiller des services professionnels d’Esri Canada a facilité la transition globale entre les documents papier et les sondages numériques. »

À l’occasion du sondage sur l’emploi de 2017, la division a, une fois de plus, embauché quatre étudiants inscrits à un programme coopératif. Ils ont reçu une formation sur le nouveau système et ont été envoyés sur le terrain pendant l’été afin d’interroger des entreprises et de remplir le sondage.

Grâce à Collector for ArcGIS, planifier des itinéraires et parcourir les secteurs de sondage est maintenant plus simple, car les interviewers peuvent accéder aux renseignements qui ont été stockés dans le système lors des années précédentes. Ils peuvent donc directement mettre à jour les données relatives à l’emploi à l’aide des listes déroulantes et des fonctions de tri et de recherche de dossiers de l’application. La surveillance sur le terrain a aussi grandement été améliorée. Le superviseur pouvait facilement suivre le personnel sur le terrain et surveiller les activités de sondage par l’intermédiaire d’une application de navigation qui fournissait une vue en temps réel. En suivant et en évaluant régulièrement la progression du sondage sur l’emploi, tout le monde pouvait contribuer de manière plus productive à sa réalisation. 

Operations Dashboard for ArcGIS présentait à la Ville de Mississauga une image précise de toutes les entreprises locales qu’elle devait interroger pendant l’été 2017.

Il était facile de surveiller les activités de sondage avec l’application de tableau de bord. En un clin d’œil, la Ville pouvait dire le nombre d’entreprises qui avaient déjà répondu au sondage et les adresses de ces dernières.

En 2017, la Ville a rempli près de 25 000 sondages, et ce, plus rapidement que les années précédentes, grâce à Collector et à Operations Dashboard.

À la grande surprise de la division, les étudiants du programme coopératif ont terminé le sondage en beaucoup moins de temps qu’auparavant, ce qui a permis de gagner près de 420 heures de travail et de réaliser des économies. En plus d’avoir permis d’économiser du temps et de l’argent, le nouveau système était aussi plus précis puisque les données y étaient entrées directement. La collecte et la gestion des données sont maintenant plus simples et plus efficaces. L’utilisation de Collector for ArcGIS et de Operations Dashboard a contribué à éliminer de nombreuses étapes fastidieuses, comme l’impression des formulaires du sondage et l’envoi de 2 500 lettres par la poste, la recherche d’entreprises et la préparation des itinéraires, les entrées manuelles dans les bases de données et les appels de suivi.

Dans le cadre de sa transformation numérique globale, Mississauga souhaitait effectuer une migration vers un programme de bases de données plus sophistiqué. Puis la Ville a trouvé la solution grâce à ArcGIS.

Amélioration de la marque

Dans un rapport sur sa marque, la Ville de Mississauga indique que : « Le rôle du marketing territorial est de guider la manière dont la Ville agit, et inspire et engage les résidents, employeurs, investisseurs et visiteurs, nouveaux et actuels, et leur procure des expériences. » En modernisant le sondage sur l’emploi, la Ville soutient et complète assurément et de diverses manières les efforts qui visent à recruter et à attirer les investissements, les entreprises et les talents.

Quand il parle des avantages de l’utilisation de la technologie SIG de pointe, Steve Czajka souligne à quel point le processus de collecte numérique de données sur le terrain a amélioré la marque de la Ville auprès de la communauté d’affaires. Pour ce projet, chaque interviewer était équipé d’un appareil mobile afin de remplir le sondage avec les propriétaires d’entreprise. Les interviewers ont remarqué que la mise à niveau de la technologie et le remplacement des formulaires de sondage sur papier par des formulaires électroniques ont été reconnus par les propriétaires d’entreprise et leur personnel comme des signes de la maturité numérique de la Ville. La mise à niveau technologique a conféré une allure plus professionnelle et fiable aux interviewers, ce qui a encouragé les entreprises à fournir leurs renseignements plus volontiers. Tout ce processus a contribué à rehausser l’image de la Ville de Mississauga afin de la présenter comme une organisation porteuse de progrès qui tire parti de la technologie.

Alors que la Ville se dirige vers un avenir plus radieux, elle prévoit continuer à concevoir et à mettre en œuvre une stratégie SIG de pointe. Ses intervenants peuvent maintenant accéder à des données en ligne et ils demandent des cartes plutôt que des feuilles de calcul. En plus de moderniser le sondage sur l’emploi de la Ville, l’équipe de Steve Czajka et Irena Rostkowska des données et du studio de visualisation simplifie aussi les activités opérationnelles, notamment grâce au projet LEAN, et collabore avec le bureau de développement économique sur d’autres projets SIG. Malgré le fait qu’il semble y avoir beaucoup de travail à faire, l’exécution de ces projets est maintenant moins décourageante grâce à la technologie et aux services SIG.

Ce billet a été écrit en anglais par Roma Rana et peut être consulté ici.

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