Le comté de Grande Prairie augmente de 60 % l’efficacité des opérations sur le terrain

Le comté de Grande Prairie amorce un virage numérique des opérations sur le terrain en rationalisant les flux de travaux et en renforçant l’efficacité pour améliorer son service de détection des mauvaises herbes.

Avec de vastes zones à couvrir et des ressources limitées à disposition, de nombreuses régions et municipalités, de petite comme de moyenne taille, doivent faire face à d’énormes responsabilités. Déterminer et exploiter des moyens d’améliorer l’efficacité peut aider ces organisations à stimuler leur productivité et à fournir des services avec une efficience accrue. Le service agricole du comté de Grande Prairie en a témoigné quand la municipalité a amorcé la transformation numérique de son programme de détection des mauvaises herbes. Notamment, à terme, le comté visait à bonifier le service en exploitant les technologies de mobilité et de SIG pour rationaliser les flux de travaux et renforcer l’efficacité.

Dans le nord-ouest de l’Alberta, le comté de Grande Prairie, entouré de la forêt boréale, s’étend sur 5 802 kilomètres carrés – à peu près la superficie de l’Île-du-Prince-Édouard – et compte 22 000 habitants. Riche en ressources naturelles, le comté peut s’enorgueillir d’un profil industriel combinant sylviculture, agriculture, énergie, fabrication et tourisme. À ce titre, Grande Prairie offre des possibilités de croissance en pleine expansion.

Le défi

Mais dans une grande zone rurale, la prolifération des mauvaises herbes est inévitablement un défi généralisé. Il n’en demeure pas moins une responsabilité pour le comté d’en assurer le contrôle. En vertu de la Weed Control Act de l’Alberta, les mauvaises herbes tenaces doivent faire l’objet d’une surveillance. Cela dit, avec seulement neuf inspecteurs au sein du service pour effectuer les vérifications sur des milliers de kilomètres de champs agricoles, de zones résidentielles et industrielles ainsi que de bords de routes, dans une région presque de la taille d’une province entière, la tâche n’est pas simple.

Dans le passé, pour effectuer les inspections, le comté s’appuyait massivement sur les documents papier ainsi que sur l’utilisation de divers équipements comme des ordinateurs portables. Si ce processus fonctionnait, il demandait nécessairement beaucoup de temps. Les inspecteurs devaient passer d’une application à l’autre et d’un onglet à l’autre sur leur ordinateur portable pour accéder aux informations essentielles, telles que les propriétaires fonciers d’une zone donnée. Pour identifier les sites de détection des mauvaises herbes, ils devaient consulter des cartes papier ou ouvrir un autre onglet dans leur navigateur. Une fois sur place, les inspecteurs devaient ensuite remplir des formulaires papier à la main, une tâche chronophage qui demandait une grande minutie pour éviter les erreurs. Enfin, lorsque le travail sur le terrain était terminé, les inspecteurs devaient revenir au bureau pour entrer manuellement les résultats dans le système d’archivage électronique du comté. Le simple fait d’accélérer le travail n’était ni suffisant ni réaliste. Il fallait transformer le processus en tant que tel.

La solution

Pour atteindre son objectif global de rationalisation des processus, le comté de Grande Prairie a établi un certain nombre d’exigences auxquelles devait satisfaire sa future solution. Les voici :

• éliminer le besoin de formulaires et de cartes papier;
• rendre possibles les inspections sur les appareils mobiles;
• inclure des photos avec le site;
• activer l’ajout automatique des informations sur la propriété dans les champs du formulaire;
• enregistrer et télécharger les résultats des inspections dans le système d’archivage électronique du comté;
• réduire le temps que les inspecteurs passent au bureau.

L’équipe responsable de fixer ces objectifs et de concevoir une solution pour les atteindre se composait de Kristen Milburn, analyste SIG, et de Tracelle Hinze, agente agricole, avec l’appui de l’agronome Sonja Raven. Déjà utilisatrice d’ArcGIS Enterprise, l’équipe a arrêté son choix sur ArcGIS Collector (qui fait maintenant partie d’ArcGIS Field Maps) et ArcGIS Survey123 Connect pour créer deux applications connexes : une application de détection des mauvaises herbes pour faciliter les inspections dans tout le comté; et une application d’inventaire des mauvaises herbes pour dégager les tendances et en assurer le suivi. Les inspecteurs utilisent les deux applications sur un iPad. Cette pratique élimine le besoin de papier et consolide les fonctions de navigation et d’inspection sur appareil mobile. Ainsi, les inspecteurs n’ont plus à transporter des ordinateurs portables et à basculer entre plusieurs onglets et applications.

Inventaire des mauvaises herbes sur carte Collector avec couches

Pour l’inventaire des mauvaises herbes, une carte dans Collector permet d’identifier les sites envahis de mauvaises herbes et de saisir les informations. Quant aux inspecteurs, ils sont en mesure de visualiser les couches extraites des fonds de cartes et d’effectuer des recherches selon les besoins. En outre, l’inventaire des mauvaises herbes sur Collector est intégré en tant que couche dans une application de cartographie web distincte conçue à l’aide d’ArcGIS Online et d’ArcGIS WebApp Builder. Cet outil permet aux inspecteurs d’appliquer un filtre en fonction de l’année et du type de mauvaises herbes. L’outil est utile pour observer les variations au fil du temps et planifier les prochaines initiatives.

Sites de collecte de l’inventaire des mauvaises herbes et fond de carte

Cliquer sur les couches parcellaires dans la carte ouvre une fenêtre contextuelle qui permet d’en savoir plus. À l’aide d’un bouton dans la fenêtre contextuelle, les utilisateurs peuvent naviguer facilement vers l’inventaire de détection des mauvaises herbes sur Survey123 grâce à une adresse URL personnalisée – une nette amélioration par rapport aux multiples va-et-vient entre les onglets de navigateur et les applications.

Fenêtre contextuelle de données sur les parcelles

Survey123 sert à créer un formulaire qui permet d’entrer tous les détails des inspections, notamment l’heure, les dates et les sites des inspections, les informations relatives au propriétaire d’un terrain donné et les dates de réponses à respecter. Les données sur la couche parcellaire sélectionnée sont automatiquement extraites de Collector et ajoutées aux champs correspondants dans Survey123 grâce aux paramètres URL. Les inspecteurs peuvent également inclure des photos en utilisant Survey123. Une fois toutes les informations requises consignées, l’inspecteur appose une signature numérique et soumet le formulaire. Ensuite, Microsoft Power Automate envoie aux inspecteurs un courriel indiquant les dates et les mesures de suivi.

Formulaire Survey123

Lorsque les inspections sur le terrain sont terminées, des rapports sur les entités sont générés dans un modèle basé sur Microsoft Word, puis téléversés sur Survey123. Le modèle est ensuite utilisé pour exporter les rapports de chaque inspection au format PDF. Toutes les informations pertinentes recueillies sur le terrain sont automatiquement intégrées au rapport, y compris les photos. De plus, les rapports peuvent être mis à jour plusieurs fois avant l’exportation, ce qui permet aux inspecteurs d’apporter rapidement des modifications sans avoir à lancer un nouveau rapport. Le rapport dûment rempli est finalement enregistré dans le système d’archivage électronique du comté. À ce stade, l’inspection est terminée.

Les résultats

Le comté profite du succès fulgurant des deux applications. La description que fait Tracelle Hinze du nouveau processus reflète la rétroaction positive de l’ensemble de l’équipe d’inspection : « Le fait de pouvoir effectuer nos inspections en ligne a grandement simplifié notre travail. D’abord, nous utilisons moins de papier. Nous passons moins de temps au bureau, car notre rôle de perception est chargé directement dans nos rapports. Notre emplacement est enregistré sur place, et nous sommes en mesure d’ajouter des photos au rapport. » Sur le plan des paramètres, l’amélioration est sans équivoque. Les deux applications ont permis d’accroître l’efficacité de 45 % au cours de la première année du déploiement, et de 60 % pendant la deuxième année. En chiffres bruts, c’est environ 300 rapports supplémentaires qui sont déposés annuellement.

Tracy Archibald, responsable des solutions d’affaires et des systèmes, attribue une partie du succès de l’équipe à l’organisation du service. « Nous avons eu de la chance, car nos spécialistes des SIG ne sont pas cloisonnés dans un service distinct comme le transport ou l’aménagement, mais font partie de l’équipe des systèmes d’information. Nous avons ainsi pu mettre en œuvre une approche de gestion de projet agile et répondre rapidement et efficacement aux commentaires. Sans compter que nous bénéficions d’un meilleur soutien de la part des programmeurs et des spécialistes des technologies de l’information. »

Le service agricole ne compte pas en rester là et prévoit répéter l’expérience pour améliorer la conception. « Au cours des prochaines étapes, nous planifions de recueillir les commentaires des utilisateurs et d’étendre l’automatisation. » L’équipe a déjà fait des progrès quant à sa capacité à fournir des rapports sur l’état et à automatiser les rappels pour les dates de suivi. « Pour ce qui est des prochaines étapes, nous aimerions automatiser le téléchargement des rapports sur les entités à partir de Survey123 ainsi que les avis envoyés aux propriétaires fonciers », explique Kristen Milburn. Compte tenu du succès rencontré jusqu’à présent, le service est en bonne posture pour atteindre ces objectifs.