Migration de vos données vers Trimble Unity Maintain

La migration de données vers Trimble Unity Maintain à partir d’anciens systèmes constitue une tâche complexe et de grande envergure. Consultez notre guide pour vous accompagner tout au long du processus.

Migration de vos données vers Trimble Unity Maintain

La migration vers Trimble Unity Maintain à partir d’un ancien système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO), de feuilles de calcul, de plusieurs autres systèmes ou même de documents papier peut constituer l’une des mises à niveau les plus importantes qu’une organisation puisse effectuer. Cette migration permet de regrouper vos données en un seul endroit et dans un format uniforme.

La réussite dépend de la préparation et du processus. Ce guide fournit un cadre pour transférer vos données actuelles, quel que soit leur format, vers Trimble Unity Maintain, tout en assurant leur fiabilité et en réduisant au minimum les perturbations.

1. Planifier et définir la portée

Lorsque vous amorcez la planification de votre migration, commencez par en préciser les raisons. Vous pourrez ainsi déterminer les données à transférer. À cette étape, il est important de définir les objectifs à atteindre, qu’il s’agisse d’améliorer la visibilité des données sur les actifs, de mettre en place des flux de travaux mobiles, d’optimiser la production de rapports sur les résultats ou de répondre à d’autres besoins. Des objectifs clairement définis vous aideront à garder le cap et vous fourniront des repères concrets pour évaluer la réussite du processus une fois celui-ci terminé.

Ensuite, déterminez quels ensembles de données doivent absolument être transférés et lesquels seraient utiles sans toutefois être indispensables.

Vous devrez également définir les rôles et les responsabilités liés à la prise de décisions au cours de la phase d’identification. Vous contribuerez ainsi à éviter les blocages à certaines étapes et à faire en sorte que les responsabilités soient clairement assumées tout au long du processus. Ces mesures permettront de faire progresser le processus efficacement. D’autres ensembles de données seront inévitablement découverts au cours du processus d’identification. Il est donc essentiel de mettre en place un mécanisme décisionnel permettant d’en évaluer la priorité et l’importance.

2. Évaluer et préparer les données

Avant d’effectuer la migration de vos données, il est essentiel de comprendre leur état actuel. La première étape consiste à dresser l’inventaire de toutes vos sources de données existantes. Il peut s’agir de votre ancien système de GMAO, de feuilles de calcul, de données SIG, d’un progiciel de gestion intégré (PGI), d’un système financier ou d’une base de données Microsoft Access personnalisée. Cette liste n’est pas exhaustive. L’objectif est de déterminer où vos données sont actuellement stockées.

Voici d’autres éléments clés à prendre en considération :

• Niveau de détail – avez-vous besoin uniquement d’une trace des anciens bons de travail, de sommaires des coûts ou d’un niveau de détail plus élevé, c’est-à-dire des données ligne par ligne?

• Exactitude des données sources – toutes les données méritent-elles d’être importées? Déterminez les données essentielles à transférer et évaluez si l’historique complet est nécessaire ou si les principales étapes de l’historique des réparations suffisent.

• Mappage des données – quelles informations doivent être transférées? Avez-vous besoin de certains champs pour produire des rapports ou seulement de données de référence aux fins de recherche? Vous pourriez ainsi regrouper certains champs dans un champ de commentaires, plutôt que de réserver un champ distinct à chaque élément.

Les hiérarchies d’actifs, les conventions de dénomination et les codes de système doivent être gérés dans ArcGIS d’Esri, qui sert de système d’information. Comme Unity Maintain se connecte directement à ArcGIS, les organisations qui ne disposent pas d’un registre des actifs géré dans un système d’information géographique (SIG) devront peut-être en mettre un en place avant la migration.

Après avoir déterminé où se trouvent vos données et celles que vous souhaitez migrer, vous devez en évaluer la qualité. Il peut notamment s’agir de vérifier la présence d’entrées en double, de champs manquants ou d’incohérences dans les conventions de dénomination. Vous devez vous assurer que vos données sont aussi complètes que possible. Une fois cette étape terminée, vous pouvez définir la structure des données qui seront transférées dans Unity Maintain.

Pendant la structuration et le nettoyage de vos données, vous pouvez créer votre dictionnaire de données et définir les règles de mappage qui permettront d’associer les champs de vos anciennes données à ceux du nouveau format de données de Unity Maintain. Les règles de mappage des données doivent notamment permettre de répondre aux questions suivantes :

• Quelles données existantes faut-il transférer?

• À quel objet de données de Unity Maintain doivent-elles être associées?

• Quelles règles faut-il appliquer pour convertir les valeurs?

• Comment faut-il gérer les exceptions?

• Quel est le seuil minimal de qualité des données?

Voici à quoi cela pourrait ressembler :

3. Mapper, nettoyer et transformer

Nous abordons maintenant le volet technique du processus de migration. Comme vous avez déjà défini les règles de mappage à l’étape précédente, vous pouvez maintenant les utiliser pour associer les champs de vos données actuelles à ceux du nouveau format de données de Unity Maintain. Cette logique peut également servir au mappage et à la conversion des données. Vous pourrez ainsi nettoyer et normaliser vos données historiques sur les travaux. Selon l’approche retenue, vous pouvez également importer des modèles ou préparer des charges utiles pour les API.

Voici à quoi pourrait ressembler votre table de mappage des données :

C’est à cette étape que s’effectue concrètement le mappage des données, au moyen de scripts d’importation, d’outils d’extraction, de transformation et de chargement (ETC), d’intégrations d’API ou de modèles d’importation créés à cette fin.

Le principal point à retenir est le suivant :

4. Tester et exécuter la migration

Il s’agit d’une étape essentielle de votre processus de migration. Pour assurer l’exactitude des données et réduire au minimum les perturbations, effectuez une migration pilote sur un site ou sur une partie de vos données. Dans le cadre de ce processus, vous devrez valider les tâches et les autres données clés. Tester votre migration au préalable réduira considérablement les problèmes au moment de la mise en service.

Une fois le processus de migration testé, vous devrez planifier la période de transfert et la période de gel des données avec vos intervenants internes. Vous pourrez ainsi vous assurer que toutes les données pertinentes sont prises en compte et que rien n’est oublié. Lorsque vous lancez la migration, procédez par lots structurés, par exemple par service ou par type de données, selon ce qui convient le mieux à votre organisation.

Après le transfert de chaque lot, vérifiez le nombre d’enregistrements et assurez-vous qu’il concorde, puis corrigez toute anomalie découlant du processus. Cette étape est essentielle. En apportant les corrections nécessaires après le transfert de chaque lot, vous éviterez que les mêmes problèmes se reproduisent dans les lots suivants. Plus un problème est détecté tôt, moins sa correction exige de temps et d’efforts.

5. Stabiliser, former et gérer

Une fois la migration effectuée, concentrez-vous sur l’adoption du système et la qualité des données à long terme. Cela signifie qu’il faut former les équipes de terrain, les techniciens, le personnel de bureau, les superviseurs et les administrateurs aux flux de travaux et aux normes relatives aux données de Unity Maintain. Il faut notamment s’assurer que toutes les tâches sont associées à un actif et que tous les renseignements requis pour ces tâches sont fournis. (Cette vérification pourrait se faire au moyen de la validation des champs dans le module d’extension d’administration de Unity Maintain.)

Vous pouvez ensuite valider les autorisations et les tâches générées automatiquement, comme les bons de travail d’entretien préventif. Vous pouvez également assurer une gouvernance continue des données en déterminant qui peut créer ou modifier des actifs, gérer les droits d’administrateur, établir les cycles de travail et même créer de nouveaux codes dans le système. En structurant correctement cette étape, vous vous assurez de préserver la qualité de vos données à long terme.

Enfin, vous devrez surveiller le système et recueillir régulièrement les commentaires des utilisateurs, notamment à des étapes clés. Il est également utile de créer des tableaux de bord consacrés à l’assurance et au contrôle de la qualité des données. Ceux-ci permettent notamment de repérer les actifs ou les emplacements manquants ainsi que les autres champs obligatoires qui n’ont pas été remplis. En fin de compte, l’objectif est de disposer d’un système qui garantit que vos données demeurent fiables, exploitables et utiles à long terme.

En suivant cette méthodologie, vous augmenterez considérablement vos chances de réussir la migration de vos données. Bien sûr, à Esri Canada, nos conseillers de l’équipe Travaux publics sont toujours là pour vous aider. Il vous suffit de communiquer avec votre gestionnaire de compte ou avec notre gestionnaire de secteur, Christopher Roth, pour en savoir plus.

Ce billet a été écrit en anglais par Todd Hurley et peut être consulté ici.