De la confusion à la clarté : naviguer dans la collaboration avec ArcGIS – partie 2

La collaboration avec les parties prenantes externes ne doit pas être compliquée. ans cette deuxième partie d’une série en deux volets, je vais vous présenter des stratégies efficaces pour travailler avec des personnes et des équipes extérieures à votre organisation. Mon billet précédent a approfondi les flux de travaux d’ArcGIS Enterprise et vous a fourni des informations et des outils pratiques pour améliorer vos efforts de collaboration. Dans cette deuxième partie, nous explorons les options exclusives à ArcGIS Online, en proposant d’autres méthodes pour étendre vos partenariats externes.

Collaboration et partage fondés sur ArcGIS Online

Les cinq modèles explorés dans mon billet précédent sont des méthodes de collaboration prises en charge par ArcGIS Enterprise. Saviez-vous qu’ArcGIS Online propose trois autres façons de faciliter le travail et le partage exclusif de contenu avec des parties prenantes externes? Les voici :

• Collaboration en partenariat

• Partage au sein d’un groupe

• Participation basée sur ArcGIS Hub

Collaboration en partenariat

Différentes organisations ArcGIS Online peuvent partager du contenu avec jusqu’à 10 collaborations partenariales. Les utilisateurs d’un compte ArcGIS Online peuvent ainsi collaborer avec les utilisateurs d’un autre compte ArcGIS Online.

Cette approche offre la souplesse nécessaire pour répondre aux exigences de partage quand ces dernières requièrent une plateforme en nuage hautement disponible, robuste et évolutive. Elle est souvent utilisée conjointement avec un ArcGIS Online participant déjà à une collaboration distribuée avec un ArcGIS Enterprise, ce qui permet d’étendre la portée du contenu.

Partage au sein d’un groupe

Les organisations hôtes qui utilisent ArcGIS Online peuvent créer un partage au sein d’un groupe permettant aux membres de différentes organisations de se joindre et de participer à un groupe appartenant à un hôte.

Le fait d’inviter des membres individuels d’organisations externes à se joindre à un groupe donne lieu à une approche plus robuste et ciblée du travail en équipe. Alors que les méthodes de collaboration précédentes peuvent être plus adaptées à des projets plus importants impliquant quelques organisations, cette méthode permet à un groupe de contenir des membres de nombreuses organisations différentes.

J’ai vu cette approche utilisée par un centre opérationnel d’urgence au niveau régional, qui a publié une étude d’évaluation rapide des dommages dans un groupe composé de travailleurs sur le terrain de diverses municipalités membres, de sociétés d’ingénierie, de services d’aide à la population, de la police, des pompiers, des services de recherche et de sauvetage, et bien d’autres encore. Comme ce type de participation peut exister en dehors d’une collaboration formelle, les frais d’installation et d’entretien sont réduits. Pour être invité à participer à un groupe, le profil du membre doit être consultable publiquement.

Participation basée sur ArcGIS Hub

La dernière forme de collaboration s’appuie sur une application exclusive d’ArcGIS Online : ArcGIS Hub. ArcGIS Hub est considéré par beaucoup comme une simple plateforme de données ouvertes en raison de sa spécialisation dans la découverte, l’analyse et la visualisation de données, de contenus, de cartes et d’applications officiels publiés par l’organisation. Mais cette solution a bien plus à offrir. ArcGIS Hub offre des outils et des capacités d’interaction autant pour le public (niveau de base) que pour les parties prenantes (niveau supérieur). Il permet d’interagir non seulement avec les membres internes (principaux) de l’organisation, mais aussi avec les membres externes (de soutien) de l’équipe.

Avec une licence ArcGIS Hub Premium, l’organisation hôte peut inviter des membres externes en tant que membres de l’équipe de soutien. Ces membres peuvent soit utiliser leur propre identité organisationnelle, soit s’appuyer sur une identité communautaire fournie par l’organisation hôte. Cette approche est recommandée quand des parties prenantes interagissent sur les initiatives, car elle permet aux membres de consulter et de commenter les informations.

Dernières réflexions

Dans cette série en deux parties visant à clarifier les différents modes de collaboration, nous avons exploré cinq scénarios impliquant une collaboration distribuée. Nous avons ensuite cherché à tirer parti des fonctionnalités d’ArcGIS Online pour étendre nos capacités de partage et de collaboration.

Le cœur d’une collaboration efficace dans ArcGIS réside dans le modèle d’identité de l’utilisateur. En s’assurant que tous les participants – qu’il s’agisse d’employés, d’agents, de consultants ou de sous-traitants – utilisent des identités d’utilisateurs nommés ArcGIS, votre organisation peut maintenir des normes solides en matière de sécurité et de protection de la vie privée. Cette approche s’aligne sur les protocoles informatiques de l’industrie. Cette exigence fondamentale s’applique également aux participants externes à la collaboration qui fournissent leur propre utilisateur nommé. L’exception est l’utilisation d’ArcGIS Hub Premium pour collaborer avec les membres de l’équipe de soutien, où l’hôte peut fournir des identités d’utilisateurs nommés communautaires pour les participants à l’initiative.

N’oubliez pas que la participation à la collaboration ArcGIS est limitée aux abonnements organisationnels et aux identités communautaires; les comptes publics ne fonctionnent pas.

Je n’ai pas abordé ici la question de la gouvernance des contenus, mais elle est essentielle pour garantir l’actualité, l’exactitude et l’accessibilité des données, des cartes et des applications, tout en préservant la sécurité et la confidentialité.

Pour déterminer la meilleure configuration de collaboration, tenez compte des éléments suivants :

• Y aura-t-il des modifications fréquentes du schéma ou de la configuration de l’application?

• N’y a-t-il que des ajouts, des mises à jour et des suppressions d’enregistrements et de géométrie?

• Le contenu est-il en consultation seule?

• Quel est le cycle de mise à jour du contenu – ponctuel ou programmé – et à quelle fréquence?

• Combien de personnes ou d’organisations seront impliquées, et pendant combien de temps?

Ces questions vous aideront à mettre en place le bon modèle de collaboration.

Autres éléments à prendre en compte

• Gouvernance du contenu : établissez des politiques et des procédures claires pour garantir l’intégrité et la sécurité des données.

• Formation et soutien : fournissez une formation et un soutien adéquats à tous les participants afin d’améliorer l’efficacité de la collaboration.

• Extensibilité : Veillez à ce que le modèle de collaboration puisse s’adapter à l’augmentation du nombre de participants ou à l’élargissement de la portée du projet sans compromettre les performances ou la sécurité.

• Mécanismes de rétroaction : mettez en place des mécanismes de rétroaction pour améliorer en permanence le processus de collaboration. Les commentaires réguliers des participants peuvent aider à identifier les domaines à améliorer.

En tenant compte de ces considérations, vous pouvez créer un environnement de collaboration résilient et efficace. Si vous avez des questions précises ou si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à nous contacter!

Ce billet a été écrit en anglais par Nathan Enge et peut être consulté ici.