Présentation d’ArcGIS Workflow Manager : gestion des flux de travaux SIG
Comprendre le travail en SIG, c’est comprendre les processus qui le sous-tendent. Dans ce billet, vous découvrirez ce qu’est ArcGIS Workflow Manager, pourquoi les flux de travail structurés sont essentiels pour les équipes SIG et comment cet outil permet d’organiser les tâches, de guider les utilisateurs et de suivre l’avancement à l’échelle de l’organisation afin d’assurer clarté et cohérence aux opérations SIG quotidiennes.
Dans de nombreuses équipes SIG, le défi ne consiste pas seulement à créer des cartes ou à gérer des données, mais bien à gérer le travail lui-même. Les tâches passent d’une personne à l’autre, les données traversent des cycles de validation et les processus évoluent au fil du temps. Sans approche structurée, les flux de travaux deviennent rapidement incohérents, difficiles à suivre et complexes à faire évoluer.
ArcGIS Workflow Manager est conçu pour répondre à ce défi en permettant aux organisations de gérer les activités SIG de manière claire, reproductible et transparente.
Ce billet présente ArcGIS Workflow Manager à un public qui découvre le produit. Nous aborderons ce qu’est Workflow Manager, les différentes formes qu’il peut prendre et les principes de base qui régissent son fonctionnement.
Qu’est-ce qu’ArcGIS Workflow Manager?
ArcGIS Workflow Manager est l’application d’Esri destinée à définir, gérer et suivre les flux de travaux SIG. Plutôt que de se concentrer sur les cartes ou les ensembles de données, elle s’intéresse aux processus derrière le travail SIG : qui fait quoi, dans quel ordre et selon quelles conditions. À haut niveau, Workflow Manager permet aux organisations :
- de découper le travail en tâches structurées et traçables;
- de guider les utilisateurs à travers des étapes cohérentes;
- d’attribuer les tâches à des rôles ou à des personnes précises;
- de suivre l’avancement et la charge de travail en temps réel;
- de documenter et de normaliser les connaissances organisationnelles.
Workflow Manager est couramment utilisé dans des contextes comme les administrations municipales, les services publics, les organismes de transport et les grandes entreprises, partout où les tâches SIG sont répétitives, collaboratives ou soumises à des contrôles de qualité.
Interface de Workflow Manager montrant le suivi des tâches et le contexte cartographique du flux de travail
Différentes façons d’utiliser ArcGIS Workflow Manager
ArcGIS Workflow Manager n’est pas un produit unique : il est offert en plusieurs versions pour s’adapter à une multitude d’architectures et de modes de travail.
- ArcGIS Workflow Manager dans ArcGIS Online
Application infonuagique intégrée à ArcGIS Online. Elle convient bien aux organisations qui ont besoin d’une solution de flux de travaux légère et accessible, sans gestion de leur propre infrastructure. - ArcGIS Workflow Manager dans ArcGIS Enterprise
Conçu pour les organisations utilisant ArcGIS Enterprise, ce modèle offre une gestion des flux de travaux plus avancée et détaillée, avec davantage d’options de configuration, une sécurité renforcée et une intégration étroite aux systèmes d’entreprise. Par exemple, il peut être combiné à des rappels web et à d’autres services d’entreprise pour permettre des flux de travaux automatisés plus sophistiqués. - ArcGIS Workflow Manager dans ArcGIS Pro
Workflow Manager s’intègre également à ArcGIS Pro, ce qui permet aux utilisateurs des SIG de bureau d’exécuter et de gérer des tâches liées à l’édition, à l’analyse ou au géotraitement avancé.
Malgré leurs différences, ces déclinaisons ont un objectif commun : aider les équipes à gérer le travail SIG de manière structurée et cohérente. Le bon choix dépend généralement de l’approche de l’organisation (web, entreprise ou poste de travail).
Disponibilité d’ArcGIS Workflow Manager dans ArcGIS Enterprise, Online et Pro
Pourquoi utiliser ArcGIS Workflow Manager?
De nombreuses équipes SIG utilisent des outils informels, courriels, feuilles de calcul ou consignes verbales, pour gérer le travail. Cette approche peut suffire à petite échelle, mais devient rapidement difficile à maintenir lorsque les équipes grandissent et que les processus se complexifient.
ArcGIS Workflow Manager permet de résoudre plusieurs enjeux courants :
- Processus incohérents : une même tâche peut être réalisée différemment selon la personne.
- Visibilité limitée : difficulté à suivre l’avancement ou à équilibrer la charge de la part des gestionnaires.
- Perte de connaissances : des étapes clés ne sont connues que de certaines personnes.
- Contrôle de la qualité : validations et approbations oubliées ou non documentées.
En centralisant la gestion des flux de travaux, l’outil apporte clarté, responsabilisation et reproductibilité aux opérations SIG quotidiennes.
Concepts clés de Workflow Manager
Bien qu’ArcGIS Workflow Manager puisse prendre en charge de nombreux types de flux de travaux, sa logique sous-jacente repose sur une séquence claire et cohérente. Comprendre cette séquence facilite grandement la conception et l’utilisation efficace des flux de travaux.
Conception du diagramme de flux de travaux
Tout commence par un diagramme de flux de travaux qui définit les étapes, leur ordre, les points de décision et les différents parcours possibles.
Chaque étape correspond à une action : modifier des données, exécuter un outil, effectuer une validation ou confirmer une tâche.
Bibliothèque d’étapes dans ArcGIS Workflow Manager
Le diagramme sert de plan directeur visuel garantissant un processus standardisé et reproductible plutôt que de dépendre d’une seule interprétation.
Avant de créer quoi que ce soit, il faut concevoir le flux de travaux.
Diagramme de flux de travaux dans ArcGIS Workflow Manager
Création de modèles de tâches
Une fois le diagramme de flux de travaux conçu, il est associé à un modèle de tâche, lequel définit la structure et les paramètres par défaut du type de travail, notamment :
- le profil, tel que le nom et le résumé du modèle de tâche, qui décrivent le type de travail que représente le modèle;
- le diagramme de flux utilisé, indiqué par le paramètre actuel du diagramme de flux de travaux;
- les propriétés par défaut de la tâche, comme l’état initial et final, le format du nom par défaut, la priorité et l’affectation par défaut.
Dans la pratique, le modèle agit comme un pont entre la conception et l’exécution du travail, assurant la cohérence entre les tâches similaires. Il garantit que chaque tâche créée à partir du modèle débute avec le flux de travaux, l’état et la configuration de base appropriés, assurant ainsi une cohérence entre les tâches similaires.
Configuration du modèle de tâche dans ArcGIS Workflow
Créer des tâches
Une fois le modèle de tâche configuré et associé à un diagramme de flux de travaux, les utilisateurs peuvent créer des tâches.
Chaque tâche correspond à un travail réel qui doit être effectué. Lorsqu’une tâche est créée, elle suit automatiquement les étapes définies dans le diagramme de flux de travail associé. À mesure que la tâche progresse, les utilisateurs effectuent les étapes une à une, en respectant le processus prédéfini.
Cette structure élimine toute ambiguïté et contribue à garantir qu’aucune étape requise n’est omise.
Vue d’une liste de tâches dans ArcGIS Workflow Manager
Suivi de l’avancement et historique
À mesure que les tâches progressent dans le flux de travail, ArcGIS Workflow Manager enregistre en continu l’avancement et l’historique, c’est-à-dire :
- les étapes complétées;
- les personnes responsables;
- les dates de réalisation.
Le suivi permet une visibilité complète, facilite les rapports et constitue une piste d’audit claire. Au fil du temps, ces données servent aussi à mieux comprendre les tendances de la charge de travail, à repérer les goulots d’étranglement et à améliorer les flux.
Liste de tâches dans ArcGIS Workflow Manager
Comment Workflow Manager s’intègre dans le travail SIG quotidien
Plutôt que de remplacer les outils SIG existants, ArcGIS Workflow Manager fonctionne en parallèle.
Par exemple, un flux de travaux peut comprendre :
- la création d’une tâche de mise à jour d’un ensemble de données;
- la modification des données dans ArcGIS Pro;
- la vérification de la qualité;
- la publication de mises à jour sur le web;
- la clôture de la tâche.
L’outil veille à l’exécution dans le bon ordre et sans omission, tout en permettant d’améliorer et de réutiliser les flux au fil du temps.
Extension des flux avec l’automatisation et l’intégration
Une fois qu’un flux de travail est défini et que les tâches sont créées, ArcGIS Workflow Manager peut être enrichi grâce à l’automatisation et à l’intégration avec d’autres systèmes, ce qui permet aux organisations de simplifier et d’optimiser le déclenchement et le traitement du travail.
Automatisation dans les flux de travaux
Les versions ArcGIS Online et ArcGIS Enterprise prennent toutes deux en charge des étapes de flux de travail automatisées. Dans un diagramme de flux de travail, il est possible de configurer des étapes pour exécuter automatiquement des actions, comme lancer des outils de géotraitement ou mettre à jour les propriétés d’une tâche au fil de sa progression.
En intégrant directement l’automatisation aux étapes du flux de travail, les organisations peuvent réduire les interventions manuelles, améliorer la cohérence et veiller à ce que les actions clés soient exécutées de manière prévisible à mesure que le travail progresse dans le flux.
Volet de configuration des étapes dans ArcGIS Workflow Manager
Création de tâches avec rappels web (Enterprise uniquement)
En plus de l’automatisation au niveau des étapes, la version ArcGIS Workflow Manager Enterprise permet de créer des tâches à l’aide de rappels web.
Les rappels web permettent à des systèmes externes de déclencher la création de tâches en envoyant des requêtes HTTP à Workflow Manager. Lorsqu’un rappel web est reçu, une nouvelle tâche peut être créée automatiquement à partir d’un modèle de tâche donné. Les informations contenues dans la charge utile du rappel web peuvent être enregistrées dans la tâche, par exemple en conservant cette charge utile comme pièce jointe ou en utilisant des valeurs extraites pour renseigner les propriétés de la tâche.
Cette capacité permet de mettre en place des flux de travaux déclenchés par des événements, où le travail est initié par des événements externes plutôt que par la création manuelle de tâches. Parmi les exemples courants, on retrouve le déclenchement de tâches à partir de soumissions de formulaires, de notifications système ou d’autres applications d’entreprise.
Il est important de noter que la création de tâches à l’aide de rappels web est offerte uniquement dans la version ArcGIS Workflow Manager Enterprise et n’est pas prise en charge dans la version Online.
Volet de configuration des rappels web dans ArcGIS Workflow Manager
Combinaison d’automatisation et d’intégration
Ensemble, les étapes automatisées et la création de tâches basée sur des rappels web permettent à ArcGIS Workflow Manager de coordonner à la fois le travail manuel et automatisé. Alors que les étapes automatisées contribuent à simplifier les actions au sein d’un flux de travail, les rappels web permettent de connecter les flux à des systèmes externes, créant ainsi un environnement opérationnel plus réactif et mieux intégré.
Pour conclure
ArcGIS Workflow Manager aide les organisations à gérer non seulement leurs données SIG, mais aussi les processus qui les entourent. En apportant structure, transparence et responsabilisation, l’outil permet aux équipes de livrer un travail SIG cohérent et de qualité, à grande échelle.
Que ce soit dans ArcGIS Online, ArcGIS Enterprise ou ArcGIS Pro, Workflow Manager offre une base flexible pour organiser et améliorer l’exécution du travail SIG.
Pour les équipes souhaitant passer d’une gestion informelle des tâches à des flux structurés et reproductibles, ArcGIS Workflow Manager constitue un excellent point de départ.
Ce billet a été écrit en anglais par Honghong Li et peut être consulté ici.