Présentation du système d’accès utilisateur de My Esri
Un guide étape par étape à l’intention des administrateurs pour qu’ils puissent ajouter ou supprimer des utilisateurs.
La gestion efficace des utilisateurs dans My Esri est essentielle pour vous assurer que votre personnel dispose des droits d’accès nécessaires pour faire son travail tout en garantissant la sécurité de votre organisation en contrôlant l’accès des utilisateurs à un niveau précis.
Examinons certaines des tâches fondamentales d’un administrateur My Esri.
Connecter vos utilisateurs
À vos marques, prêts, partez! À l’instar des pilotes de course qui font rugir le moteur de leurs bolides, vous pouvez permettre aux utilisateurs de se consacrer pleinement à leurs tâches en renforçant leurs droits d’accès!
Accorder des droits d’accès à vos utilisateurs
Le pouvoir est entre vos mains! En tant qu’administrateur, vous pouvez envoyer à vos utilisateurs une invitation par courriel pour les connecter à votre organisation My Esri. L’outil Invite Users (inviter des utilisateurs) permet de vous guider tout au long du processus d’invitation d’utilisateurs dans votre organisation.
* L’outil se trouve dans le menu Home (accueil), en haut du méga-menu Users (utilisateurs).
Vous pouvez alors inviter un seul utilisateur ou jusqu’à 1000 utilisateurs à la fois. Il convient toutefois de garder à l’esprit les détails suivants.
- Validation des adresses courriel : les adresses courriel qui ne respectent pas les critères de base relatifs au format ne seront pas ajoutées à la liste d’invitation. Veillez à supprimer ces adresses de la liste.
- Ajout de personnes autorisées : à partir de la page Invite Users (inviter des utilisateurs), vous ne pouvez inviter qu’un seul utilisateur à la fois.
- Réinvitation d’utilisateurs déjà connectés : si un utilisateur est déjà connecté à votre organisation et que vous le réinvitez, les choix que vous ferez aux étapes suivantes remplaceront ses autorisations existantes s’il suit les étapes de la nouvelle invitation reçue. Heureusement, My Esri identifie les utilisateurs déjà connectés par une coche dans la colonne Active User (utilisateur actif).
Une fois que vous êtes satisfait de la liste d’invitations, faites défiler la page pour sélectionner les autorisations à accorder.
* Astuce : pointez votre souris sur les pastilles d’information bleues pour obtenir une description détaillée de chaque autorisation.
Organiser les utilisateurs grâce à des étiquettes
En plus des autorisations, vous pouvez utiliser une étiquette pour faciliter l’organisation des utilisateurs. Par exemple, vous pouvez ajouter une étiquette pour représenter le service auquel appartient l’utilisateur ou pour indiquer qu’il s’agit d’un travailleur contractuel. Ainsi, il suffit de filtrer les étiquettes afin d’obtenir rapidement un aperçu d’un groupe d’utilisateurs précis en vue d’une consultation ultérieure.
Déconnecter automatiquement des utilisateurs à une date ultérieure
La gestion des autorisations des travailleurs contractuels peut souvent entraîner des frais généraux importants. Simplifiez ce processus dans My Esri en définissant une limite de temps pour la validité des autorisations.
Une fois le délai expiré, c’est comme si l’utilisateur n’était plus connecté à votre organisation. Il n’y aura donc plus accès. Vous avez 30 jours pour modifier la plage de dates ou la supprimer. Passé ce délai, les utilisateurs dont les autorisations ont expiré sont automatiquement supprimés de votre organisation. Il s’agit d’un paramètre utile pour les travailleurs contractuels que vous devez ajouter à votre organisation My Esri, mais que vous souhaitez retirer de votre organisation à la fin de leur contrat.
Faut-il que l’utilisateur invité soit une personne autorisée?
Faut-il que l’utilisateur puisse envoyer des demandes d’assistance technique? Si c’est le cas, vous devrez configurer le système pour qu’il le reconnaisse à titre de personne autorisée. Si votre organisation dispose de services d’assistance technique dans le cadre de son contrat d’entretien, les utilisateurs de votre organisation peuvent utiliser My Esri pour envoyer des demandes d’assistance. Les utilisateurs désignés pour envoyer des demandes sont des personnes autorisées. Les personnes autorisées sont définies dans My Esri. Pour faciliter le processus, vous pouvez désigner ces personnes lorsque vous les invitez.
À partir de la page Invite Users (inviter des utilisateurs), vous ne pouvez ajouter qu’une seule personne autorisée à la fois. Activez les options View technical support information (afficher les renseignements sur l’assistance technique) et Take authorized caller actions (modifier les paramètres relatifs à la personne autorisée). Lorsqu’on active la deuxième option, une nouvelle partie du formulaire apparaît. Les options du formulaire varient selon votre emplacement et votre contrat. Par conséquent, il se pourrait qu’elles ne correspondent pas exactement à ce qui est indiqué ci-dessous. Remplissez cette partie du formulaire pour les personnes autorisées dont vous vous occupez.
Vue des paramètres d’assistance standard :
Vue des paramètres d’assistance supérieure :
À vos marques, prêts, envoyez!
Une fois les autorisations définies, faites défiler la page jusqu’à la section où vous pouvez ajouter un message personnel à vos invités, définir la langue du courriel d’invitation ou écrire une note qui apparaîtra dans le journal des autorisations. Ces notes pourraient aider d’autres administrateurs à déterminer ultérieurement les raisons justifiant l’octroi de droits d’accès particuliers ou la création d’un profil d’utilisateur.
Astuce : Dans votre invitation, pensez à ajouter un message indiquant quelques points à noter au moment d’accepter la demande. Vos utilisateurs doivent d’abord ouvrir ArcGIS Online et s’assurer qu’ils sont déconnectés de toute session dans ce logiciel avant de cliquer sur le lien pour se connecter à l’organisation. Si les utilisateurs ont plusieurs identifiants ArcGIS Online et que ces renseignements sont stockés ou actifs dans leur navigateur, il se pourrait qu’un mauvais compte soit lié à My Esri. Les utilisateurs doivent d’abord se déconnecter d’ArcGIS Online afin qu’ils puissent choisir le bon compte ArcGIS Online au moment de se connecter à l’organisation dans My Esri. Ils peuvent également se connecter à l’organisation dans My Esri grâce au mode incognito ou de navigation privée de leur navigateur.
Maintenant, vous voilà prêt à envoyer vos invitations!
Remarque : Chaque courriel d’invitation comprend un jeton unique qu’utilise My Esri pour identifier votre invité. Ces jetons doivent être acceptés dans un délai de six semaines. Les jetons inutilisés et les invitations correspondantes datant de plus de six semaines sont automatiquement supprimés.
Un utilisateur n’a pas reçu ou a supprimé l’invitation? Aucun problème!
Il arrive qu’un utilisateur supprime son invitation avant d’avoir accepté le jeton. Renvoyez le courriel d’invitation en utilisant la fonction Resend Invitation (renvoyer l’invitation) qui se trouve sous Users > Manage Users (utilisateurs > gérer les utilisateurs).
Gagner du temps en invitant les utilisateurs à soumettre une demande d’accès à votre organisation
Tout d’abord, les utilisateurs doivent créer un compte Esri qui servira à accéder à My Esri.
Après avoir créé leur compte, les utilisateurs peuvent se connecter à My Esri. Pour qu’ils soient associés à une organisation, demandez-leur de cliquer sur l’onglet My Organizations > Request Permissions (mes organisations > demander des autorisations).
De là, ils peuvent suivre les instructions pour soumettre une demande d’accès à votre organisation. La demande est ensuite envoyée à l’administrateur de l’organisation (c’est-à-dire vous!) qui attribue les autorisations adéquates et les associe à l’organisation.
Les utilisateurs reçoivent ensuite un courriel de vérification. Ils doivent effectuer la vérification dans un délai de six semaines. Une fois vérifiés, les utilisateurs sont connectés à leur organisation dans My Esri.
Affiner les autorisations pour donner aux utilisateurs seulement les droits d’accès requis
Si vous devez modifier les autorisations d’un utilisateur après qu’il est connecté à votre organisation, vous pouvez le faire à partir de Users > Manage Users (utilisateurs > gérer les utilisateurs). Cliquez sur Edit Permissions (modifier les autorisations), soit l’icône en forme de crayon, ou cliquez sur le signe « + » à côté du nom d’un utilisateur pour commencer.
Vous verrez le même formulaire que sur la page Invite Users (inviter des utilisateurs) où vous pourrez ajouter et supprimer des étiquettes, des limites de temps ou des droits d’accès particuliers pour chaque utilisateur connecté, ainsi que modifier leur statut de personne autorisée.
Vous pouvez également modifier les autorisations des invitations en attente. Lorsqu’un utilisateur accepte son jeton, il reçoit les autorisations mises à jour.
Contrairement à l’option Invite Users (inviter des utilisateurs), cette méthode vous permet de décider si l’utilisateur recevra ou non un courriel l’informant de la mise à jour de ses autorisations. Tous les administrateurs connectés à votre organisation recevront également un courriel les informant des autorisations modifiées.
Notez que la langue dans laquelle un utilisateur recevra le courriel dépend des paramètres de profil à ce sujet.
Fournir aux utilisateurs un aller simple vers l’abîme numérique
Si un utilisateur quitte votre organisation, déconnectez-le en utilisant la corbeille rouge de la page Users > Manage Users (utilisateurs > gérer les utilisateurs), également connue sous le nom de bouton « Hasta la vista, utilisateur ».
Cette opération supprime les droits d’accès à votre organisation. L’utilisateur n’aura plus accès aux renseignements de votre organisation sur My Esri.
Un dernier mot sur les comptes fantômes
Nous ne sommes pas dans un manoir hanté, il ne devrait donc pas y avoir d’utilisateurs fantômes dans votre organisation My Esri.
Il est recommandé de créer un profil d’utilisateur unique pour chaque personne devant accéder à My Esri. Voici quelques raisons qui motivent cette recommandation.
- Les identités uniques facilitent la gestion des profils.
Les identités uniques permettent à chaque utilisateur d’être facilement identifiable par un administrateur. Elles permettent aussi de modifier aisément les profils, y compris de déconnecter un utilisateur de l’organisation si nécessaire. - Un profil fantôme My Esri représente des risques de sécurité.
Lorsqu’un employé quitte l’organisation, il est possible de déconnecter son profil d’utilisateur unique de votre organisation dans My Esri. Cependant, si un employé qui avait accès au compte My Esri fantôme quitte l’organisation, les droits d’accès persisteront jusqu’à ce que le mot de passe du compte fantôme ait été réinitialisé. En outre, il faut s’assurer que tous les autres employés ayant accès au compte fantôme ont été informés du changement de mot de passe. - Des communications relatives aux demandes d’assistance technique risquent d’être envoyées à la mauvaise personne au sein de l’organisation.
En raison d’une intégration avec le système de gestion des demandes d’assistance technique d’Esri Canada, la création d’une nouvelle demande à l’aide d’un compte My Esri fantôme ou partagé peut faire en sorte qu’un employé de votre organisation reçoive par erreur de nouveaux courriels de demande (et d’autres tentatives de communication de demande). L’adresse courriel associée au profil d’utilisateur My Esri fantôme au moment de créer la première demande est celle qui recevra les communications relatives aux demandes. Le simple fait de changer l’adresse courriel dans My Esri ne modifie pas nécessairement l’adresse courriel associée à ce compte dans le système de gestion des demandes d’Esri Canada. Pour cette raison, il est conseillé de ne jamais attribuer un profil d’utilisateur My Esri existant à un nouvel utilisateur au sein de l’organisation.
Le mot de la fin
My Esri est un portail robuste qui permet de gérer diverses tâches administratives liées à Esri au sein d’une organisation. De la gestion des utilisateurs à l’administration des licences, cette plateforme offre des ressources et des outils précieux. Nous espérons que les renseignements fournis vous aideront à vous familiariser avec l’administration des utilisateurs et à prendre en compte les problèmes les plus courants lorsque vous exécuterez ces processus.
Besoin d’aide supplémentaire?
Vous trouverez ci-dessous une liste de ressources pour vous aider à gérer des utilisateurs dans My Esri à titre d’administrateur. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, n’hésitez pas à contacter le service à la clientèle d’Esri Canada.
Autres ressources
Site web My Esri – Connexion
Site web Créer un compte Esri
My Esri et assistance technique : vidéo pour les utilisateurs qui composent avec des demandes d’assistance technique, des bogues et des améliorations
Comment administrer les utilisateurs sur My Esri : document PDF à l’intention des administrateurs
Ce billet a été écrit en anglais par Jennifer DiCesare et peut être consulté ici.