Continuité des activités – Numérisation et mobilisation des opérations sur le terrain

June 11, 2020

Le présent billet de blogue passe en revue les applications de mobilité essentielles aux services publics afin de maintenir la continuité de leurs activités, notamment Tracker for ArcGIS pour le suivi en direct du personnel et des ressources, Survey 123 pour les sondages de présence des employés et les tableaux de bord des opérations pour la transmission d’informations.

Remarque : Le texte qui suit est une transcription adaptée en français du webinaire d’Esri sur la numérisation et la mobilisation des opérations sur le terrain pour la continuité des activités.

C’est le deuxième article d’une série de trois. Vous trouverez les autres articles ici :

Présentation

  • Transformation numérique
  • Démonstration : numérisation d’une réponse pour gérer une main-d’œuvre à distance
  • Démonstration : mobilisation et suivi des équipes de terrain
  • Démonstration : visualisation et résultats

Les services publics adoptent de plus en plus la numérisation pour améliorer leurs activités sur le terrain. Dans le contexte de la COVID-19, les technologies qui permettent aux organisations de suivre l’emplacement du personnel et de réduire le besoin de contact physique entre le personnel et avec les clients prennent toute leur importance. Pour de nombreux services publics, la majorité de la main-d’œuvre se trouve sur le terrain. Le travail sur le terrain peut se diviser comme suit :

  • Inspection des actifs – Travaux d’entretien
  • Travaux d’immobilisations prévus : augmentation, rénovation et remplacement du réseau
  • Contacts avec les clients
  • Gestion des installations

Tout ce qui précède est essentiel pour que les employés puissent travailler efficacement et donc assurer une continuité des activités. Les flux de travaux sont essentiels au maintien des opérations sur le terrain. On peut diviser les opérations sur le terrain en différentes étapes :

  1. Horaires et répartition
  2. Déplacement jusqu’au lieu de travail
  3. Réalisation des travaux
  4. Mise à jour des systèmes
  5. Rapport et suivi

Pour que tout fonctionne bien, les informations doivent être facilement accessibles et reliées entre elles à chaque étape. Si la chaîne est brisée ou bloquée en raison de systèmes qui font encore appel au papier, la continuité des activités est impossible. Les opérations sur le terrain des services publics peuvent être optimisées grâce à la numérisation et à la technologie.

Alors, qu’est-ce qui a changé avec la COVID-19 et quelles sont les conséquences sur les opérations de terrain? Revenons à nos cinq étapes de tantôt pour voir ce que les services publics peuvent faire pour répondre à la pandémie.

Horaires et répartition

Les éléments suivants doivent être pris en compte aux fins de l’établissement des horaires et de la répartition :

  • assurer la sécurité des équipes sur le terrain;
  • planifier et organiser les travaux;
  • faire le suivi des travaux afin qu’ils soient réalisés dans les délais;
  • réduire les distances parcourues par les camions;
  • minimiser les perturbations pour les clients;
  • gérer les heures et les pauses.

Par l’optimisation de la planification des itinéraires à partir de nouveaux lieux éloignés, on réduit le nombre de kilomètres parcourus par équipe. Prenons un exemple simple. Ici, nous avons un modèle typique de répartition centrale.

  • Nous avons deux équipes qui travaillent aujourd’hui : l’équipe 1 est en bleu et l’équipe 2, en jaune.
  • Nous avons trois tâches à réaliser.

Dans une situation typique, l’équipe 1 va du bureau central au lieu de travail 2 et retourne ensuite au bureau. L’équipe 2 se rend au lieu de travail 1, puis au lieu de travail 3, et retourne au bureau. Comme on peut le voir ci-dessous, cet horaire a permis d’optimiser l’itinéraire depuis une origine connue (le bureau).



Cependant, le bureau n’est plus accessible en raison de la COVID-19. Les deux équipes partent maintenant de chez elles pour faciliter la distanciation sociale. Néanmoins, les mêmes tâches doivent être effectuées. Dans ce scénario, l’équipe 1 accomplit les tâches 2 et 3 tandis que l’équipe 2 accomplit la tâche 1.

Comme vous pouvez le constater, les itinéraires optimaux du second scénario sont très différents de ceux du premier. Néanmoins, une planification optimisée à partir d’un point à distance peut donner de très bons résultats.

Pour de nombreux services publics, numériser les opérations pour obtenir des résultats comme ceux du deuxième scénario ci-dessus nécessiterait une révision complète de nombreux systèmes et de nombreux mois de réintégration et de tests. Voyons comment votre service public peut numériser sa réponse à la COVID-19 et gérer une main-d’œuvre à distance.

Démonstration : numérisation d’une réponse pour gérer une main-d’œuvre à distance

En période de pandémie, il est essentiel pour les entreprises de services publics de maintenir leurs activités sur le terrain. Dans ce billet de blogue, nous explorons la solution de continuité des activités d’Esri, qui permet aux organisations d’identifier les lieux de travail des membres de leur personnel et d’assurer la sécurité de ces derniers. Nous montrerons comment les services publics peuvent utiliser cette solution d’un point de vue opérationnel.

Les répartiteurs doivent savoir où les équipes de terrain travaillent, de manière absolue ainsi que par rapport aux domiciles des membres de ces équipes. Nous pouvons importer ces données depuis Excel ou un système de gestion des actifs dans la plateforme ArcGIS et les visualiser sur une carte.

Maintenant que les données sont dans ArcGIS, nous devons optimiser les itinéraires pour déterminer qui va exécuter quelles tâches. Nous allons pour ce faire utiliser l’outil Plan Routes. Grâce à cet outil, on peut :

  • visualiser une couche représentant les arrêts (tâches à accomplir);
  • choisir le mode de transport (en voiture, par exemple);
  • définir les lieux de départ et d’arrivée (le domicile du travailleur, par exemple);
  • définir le nombre maximum de véhicules pour maintenir la distance sociale;
  • définir d’autres paramètres tels que le nombre maximum d’arrêts, le temps passé à chaque arrêt et le nombre maximum d’heures travaillées.

Après avoir défini ces paramètres, nous pouvons rapidement planifier nos itinéraires. L’une des principales caractéristiques de la solution est la possibilité d’associer les données des bons de travail à chaque arrêt assigné. Nous sommes en mesure d’identifier le numéro de commande, le type de travail et le code de frais que les employés doivent attribuer.

Ce n’est que la première étape de la numérisation, la seconde consiste à intégrer les parties sur papier du flux de travaux dans la plateforme ArcGIS. Dans un scénario typique, nous pouvons avoir un formulaire PDF imprimé et récupéré au bureau. Cependant, en raison de la COVID-19, les travailleurs ne viennent pas au bureau et nous avons besoin d’une nouvelle méthode. C’est là que Survey123 entre en jeu.

Grâce à Survey123, nous pouvons recourir à toutes les fonctions d’un formulaire papier ainsi que des fonctions utiles telles que les photos intégrées (par exemple, un schéma de rinçage) et le remplissage automatique.

Nous pouvons ensuite introduire rapidement et automatiquement tous ces renseignements dans la plateforme ArcGIS, au fur et à mesure que les formulaires sont remplis et soumis à l’aide d’un appareil mobile.

Une fois que nous avons associé ces formulaires avec les itinéraires optimisés, nous avons besoin d’un moyen de les attribuer aux employés. Nous avons déterminé quels bons de travail seront associés à quelles personnes; nous avons maintenant besoin d’un moyen de communiquer avec ces personnes.

Workforce for ArcGIS résout ce problème. En utilisant Workforce, nous pouvons :

  • envoyer des communications aux travailleurs sans avoir besoin de textos, de courriels ou d’appels téléphoniques;
  • rechercher rapidement un itinéraire complet, identifier tous les arrêts le long de cet itinéraire et créer des tâches à chaque endroit;
  • définir un type de tâche (rinçage des bouches d’incendie, par exemple) et des paramètres tels que la personne qui fera la tâche, la priorité, la date d’échéance, l’heure, l’identification et la description;
  • demander aux travailleurs de terrain de remplir le formulaire Survey123 à chaque emplacement;
  • fournir des informations dans le cas où un travailleur est entré en contact étroit avec un client.

Résumé

En utilisant uniquement des configurations prêtes à l’emploi, ces flux de travaux numérisés offrent de nombreuses possibilités :

  • visualiser les lieux de résidence des équipes de terrain;
  • importer les lieux où se trouvent les tâches à partir de systèmes intégrés ou de données disparates (tableur simple);
  • optimiser les itinéraires et les priorités.

Déplacement et réalisation des travaux

La prochaine composante des flux de travaux des opérations sur le terrain est le déplacement et la réalisation des travaux. Dans un scénario traditionnel non numérisé, le déplacement et la réalisation des travaux par un technicien de terrain iraient comme suit :

  • tâches attribuées sur des dossiers papier/des dossiers de bons de travail;
  • pas de guide pour les déplacements;
  • formulaires d’inspection sur papier;
  • informations potentiellement obsolètes;
  • mises à jour inscrites sur papier;
  • mises à jour sur papier et indications de fin des travaux renvoyées au bureau pour traitement;
  • pas de suivi disponible.

À l’opposé, un processus numérisé se traduit par ce qui suit :

  • tâches assignées de manière numérique;
  • guide pour les déplacements et suivi;
  • formulaires d’inspection numériques;
  • renseignements en temps réel;
  • mises à jour saisies numériquement;
  • informations enregistrées dans les systèmes sources;
  • suivi complet des véhicules disponible.

Démonstration : numérisation d’une réponse pour gérer une main-d’œuvre à distance

Le travail sur le terrain comporte ses propres difficultés. L’une d’elles consiste à communiquer la position du travailleur au personnel du bureau. Tracker for ArcGIS apporte une solution au problème. Tracker offre des fonctions intéressantes pour votre organisation :

  • afficher la dernière position connue d’un travailleur dans les 30 ou 60 dernières secondes, selon le réglage;
  • définir leurs jours et heures de travail normaux pour le suivi. L’application rappellera aux travailleurs d’activer et de désactiver le suivi (pour qu’ils ne soient pas suivis en dehors des heures de travail);
  • permettre aux travailleurs sur le terrain de téléverser leur itinéraire et de visualiser directement les endroits où ils sont allés au cours des dernières 48 heures dans la même fenêtre.

Ce faisant, Tracker permet une reddition de compte des travailleurs sur le terrain tout en maintenant leur vie privée et en assurant leur sécurité par la distanciation sociale.

Si on résout ici un problème, il y a un autre défi à relever : celui de la logistique. Un travailleur sur le terrain peut savoir qu’un répartiteur a créé un ensemble d’itinéraires pour lui, mais comment va-t-il accéder à ces renseignements et les utiliser? D’autres applications de la suite mobile d’Esri entrent en jeu ici.

Commençons par Navigator for ArcGIS. Navigator permet aux travailleurs sur le terrain d’accéder à leur itinéraire et aux bons de travail des tâches à réaliser le long de cet itinéraire. Comme son nom l’indique, l’application fournit également des conseils détaillés étape par étape, y compris un guide audio pour les travailleurs sur le terrain.

Une fois que les travailleurs sur le terrain arrivent à leur arrêt, ils peuvent utiliser Workforce for ArcGIS pour coordonner les projets avec le bureau extérieur. Grâce à cette application, ils peuvent voir les détails des projets. Ils peuvent également modifier le statut des projets et ajouter des notes, qui seront intégrées dans la plateforme ArcGIS.

Dans les détails du projet, les travailleurs peuvent également accéder à tous les formulaires que leur organisation peut leur demander de remplir dans Survey123. Le sondage rempli peut être envoyé immédiatement ou enregistré dans la boîte d’envoi en cas de non-réception.

En ce qui concerne la COVID-19, les détails des projets peuvent également fournir des liens directs vers des formulaires conçus pour saisir les renseignements relatifs aux contacts des travailleurs avec des clients.

Résumé

Comme le montrent les exemples ci-dessus, grâce aux applications mobiles Navigator, Workforce et Survey123, une organisation peut :

  • savoir où se trouvent ses travailleurs et où se trouve leur prochaine tâche à accomplir;
  • accéder à un guide de navigation détaillé;
  • gérer les plans de travail en temps réel;
  • obtenir des renseignements à jour;
  • créer des mises à jour de données numériques et y accéder sur place;
  • améliorer la sécurité sur le terrain.

Encore une fois, tout cela est possible avec une simple configuration prête à l’emploi, sans code personnalisé.

Mise à jour des systèmes, rapports et suivi

Les deux dernières étapes du flux de travaux sur le terrain sont la mise à jour des systèmes ainsi que la production de rapports et le suivi. En ces temps incertains où les choses ne fonctionnent pas comme d’habitude, il est plus important que jamais de pouvoir surveiller et visualiser ce qui se passe.

Avantages de la numérisation

  • Exécution des bons de travail
  • Charge de travail des équipes
  • Optimisation du temps de déplacement
  • Suivi des audits

Le plus grand avantage de la numérisation est peut-être une meilleure compréhension de l’état des travaux par rapport au plan et la prise de conscience des risques supplémentaires. Pour approfondir la question, voyons une démonstration.

Démonstration : visualisation et résultats

À l’aide de Workforce, les répartiteurs peuvent :

  • voir l’avancement de chaque tâche;
  • filtrer les tâches par état;
  • savoir où se trouvent les employés par rapport aux tâches à accomplir.

Au-delà de la visualisation des tâches pour les répartiteurs, on peut également utiliser la plateforme ArcGIS pour créer des tableaux de bord opérationnels pour le personnel d’échelons supérieurs dans l’organisation. Ces tableaux de bord permettent de configurer des indicateurs clés tels que le total des bons de travail, des graphiques et des cartes.

On peut même aller plus loin et effectuer des analyses. En examinant la figure ci-dessus, par exemple, on peut voir comment le total des bons de travail par employé permet de voir le total des heures travaillées par un employé et de déterminer s’il est surchargé.

Nous pouvons également utiliser Tracker pour déterminer les itinéraires empruntés par les employés, voir où ils ont passé le plus de temps et visualiser ces informations dans une carte de densité.

Nous pouvons superposer cette carte de densité avec les arrêts assignés pour voir s’il y a une corrélation avec ces derniers.

Enfin, nous sommes en mesure de visualiser les itinéraires de service et de voir si les employés sont entrés en contact étroit avec des clients en superposant les itinéraires de service aux emplacements des clients. Les organisations peuvent ainsi prendre des précautions pour assurer la sécurité de leurs employés et garantir la continuité des activités.

Ce billet a été écrit en anglais par Josh Triantafilou et peut être consulté ici

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