Optimisez votre investissement grâce à une évaluation de la main-d’œuvre SIG – partie2

Les outils SIG et la maturité des processus de gestion des données ne suffisent pas à eux seuls. Afin que l’ensemble de votre organisation bénéficie pleinement de l’intelligence de localisation, votre main-d’œuvre doit être bien structurée, encadrée et formée. Dans ce dernier billet d’une série de deux, le conseiller en gestion d’Esri Canada Darren Sutton explique comment effectuer une analyse des écarts au sein de votre main-d’œuvre SIG, puis élaborer un plan pour combler les lacunes relevées.

Points clés

• Une fois que vous avez décrit l’état actuel de votre main-d’œuvre SIG, effectuez une analyse des écarts en comparant les descriptions des états actuel et futur préparées dans la première partie de cette série de deux billets. Cernez les lacunes et décrivez clairement les éléments manquants à l’aide d’un langage simple et de diagrammes.

• Procédez ensuite à une évaluation des compétences et des capacités en SIG en examinant cinq catégories qui se développent les unes à partir des autres. De la plus fondamentale à la plus spécialisée : compétences et capacités non techniques; compétences en SIG et en TI communes à tous les secteurs; compétences liées aux produits d’Esri; compétences en SIG propres au secteur d’activité; compétences en leadership SIG. Déterminez le niveau de maîtrise visé pour chaque compétence à l’aide d’une échelle de trois à cinq points, puis évaluez celui de votre main-d’œuvre actuelle. Vous disposerez ainsi des renseignements nécessaires pour élaborer votre plan de perfectionnement des compétences.

• Une fois votre analyse des écarts terminée, élaborez un plan de perfectionnement de la main-d’œuvre comportant des recommandations concises, ainsi qu’un plan de perfectionnement des compétences qui précise les priorités.

• Enfin, organisez les mesures prévues dans vos plans selon un ordre logique afin de commencer à combler les lacunes relevées.

Bon retour parmi nous!

Dans la première partie de cette série de billets, je vous ai expliqué comment décrire l’état actuel de votre main-d’œuvre spécialisée dans les systèmes d’information géographique (SIG) afin de bien comprendre votre point de départ. Maintenant que cette étape de l’évaluation est terminée, vous pouvez passer à la suivante : l’analyse des écarts.

Reprenez les descriptions des états actuel et futur que vous avez préparées dans la première partie et comparez-les en portant une attention particulière aux principaux éléments présentés dans mon billet précédent : le contexte organisationnel, les rôles, les processus, ainsi que les compétences et les capacités. Quelles différences importantes observez-vous entre ces deux états? Elles révèlent les lacunes de votre main-d’œuvre SIG qu’il faudra combler pour atteindre les objectifs de l’organisation. Chaque organisation étant différente, les questions suivantes vous aideront à cerner les types d’écarts auxquels la vôtre pourrait être confrontée.

Repérez d’abord les lacunes qui entrent dans ces catégories, puis élargissez votre analyse. Décrivez les lacunes observées comme si vous vous adressiez à un vaste public. Votre analyse des écarts intéressera certainement les membres du personnel qui possèdent des connaissances et un intérêt en matière de SIG, mais vous devrez aussi obtenir l’appui de personnes qui connaissent très peu ce domaine. Employez un langage clair, évitez les termes techniques et soyez aussi précis que possible. Lorsque vous exposez un problème organisationnel, ne présumez pas que votre raisonnement va de soi : démontrez-le!

Les diagrammes peuvent s’avérer très utiles à cette fin. Vous pourriez, par exemple, créer un diagramme général de votre organisation qui présente ses principaux services, puis y indiquer les principales utilisations des SIG ainsi que les lacunes relevées et leur importance pour l’organisation. Les diagrammes de processus permettent également de faire ressortir les inefficacités et les goulots d’étranglement. Comparez des diagrammes illustrant la situation actuelle et la situation souhaitée, puis mettez en évidence les principaux écarts. Ces diagrammes ne sont pas seulement utiles à l’analyse : ils constituent aussi un moyen efficace d’illustrer les lacunes au sein de votre organisation.

Évaluation des compétences et des capacités en SIG

Une analyse des écarts est utile en soi et peut servir de fondement à un solide plan de perfectionnement de la main-d’œuvre SIG. Je vous recommande toutefois de pousser l’analyse plus loin en procédant à une évaluation des compétences et des capacités en SIG. Aujourd’hui, l’étendue et le niveau des compétences dont les organisations ont besoin pour tirer pleinement parti de l’intelligence de localisation dépassent ce que prévoient les programmes de formation, les exigences liées aux rôles et les matrices de compétences. Il est donc fort probable que votre organisation doive renforcer les compétences de sa main-d’œuvre SIG. Mais encore faut-il savoir lesquelles cibler.

À Esri Canada, nous répartissons en cinq catégories les compétences et les capacités en SIG. Bien entendu, les priorités varient d’une organisation à l’autre, et il convient de choisir les compétences et les capacités à évaluer en conséquence. Dans l’ensemble, les cinq catégories suivantes constituent un cadre utile pour cerner toute la gamme des compétences et des capacités requises en matière de SIG.

Comme le laisse entendre la structure superposée ci-dessus, ces compétences se développent les unes à partir des autres. En fait, l’aptitude d’une personne à obtenir une promotion ou à assumer des fonctions élargies peut dépendre de sa maîtrise des compétences de chacune de ces catégories successives. Pour illustrer plus précisément les compétences visées, voici quelques exemples de descriptions. 

Pour évaluer les compétences en SIG au sein de votre organisation, dressez une liste des compétences et des capacités correspondant aux cinq catégories présentées ci-dessus. Déterminez ensuite le niveau de maîtrise visé pour chacun des rôles liés aux SIG dont j’ai parlé dans la première partie de cette série de billets. Ce niveau indique le degré moyen de maîtrise attendu pour chaque rôle au sein de votre organisation. Il n’est pas nécessaire d’être très précis. Vous pouvez, par exemple, utiliser une simple échelle de trois à cinq points allant de débutant à expert.

Évaluez ensuite le niveau de maîtrise de votre main-d’œuvre pour chaque compétence ou capacité. Plusieurs méthodes sont possibles. Vous pouvez demander aux membres du personnel de s’autoévaluer et recueillir les résultats, mener des évaluations guidées auprès d’un échantillon d’employés ou solliciter l’avis des gestionnaires. Recueillez autant d’évaluations que possible afin que les résultats individuels ne faussent pas l’ensemble de l’analyse. Veillez également à inclure le plus grand nombre de services possible afin de pouvoir formuler des recommandations ciblées.

Comparez ensuite les résultats obtenus aux niveaux visés. Vous pourrez ainsi déterminer les compétences et les capacités à renforcer en priorité. Comme les priorités varieront probablement selon les rôles, votre analyse devrait présenter les résultats pour chacun d’eux. Il peut également être utile de comparer les résultats moyens des différents services. Dans certains services, les résultats peuvent être plus faibles pour la simple et bonne raison que le personnel n’a pas accès à des ressources de formation en SIG.

Enfin, établissez un plan de perfectionnement des compétences axé sur les priorités que vous avez déterminées pour chaque rôle lié aux SIG. Chaque plan peut combiner différentes ressources et approches selon le rôle et les compétences visées. Voici quelques possibilités à envisager.

Exemple

Esri Canada a récemment travaillé avec une municipalité régionale qui souhaitait évaluer ses compétences et ses capacités actuelles en SIG et établir un plan pour suivre l’évolution des normes du secteur et des technologies. Nous avons collaboré avec ses responsables des SIG afin de définir cinq rôles, puis d’élaborer une matrice des compétences et des capacités assortie de niveaux de maîtrise visés. Nous avons ensuite mené un sondage auprès du personnel afin de recueillir des autoévaluations. Nous avons regroupé les résultats dans une matrice d’évaluation des compétences qui a permis de cerner les lacunes prioritaires, puis élaboré un plan de perfectionnement des compétences afin d’aider la municipalité régionale à les combler.

Élaboration d’un plan

Après avoir cerné les lacunes au sein de votre main-d’œuvre et évalué ses compétences et ses capacités, la dernière étape consiste à regrouper vos résultats dans un plan. À la lecture de vos constatations, vos collègues vous demanderont probablement : « D’accord, mais comment allons-nous combler ces lacunes? » Votre plan doit répondre à cette question. Le niveau de détail et la forme du plan varieront selon votre organisation et son contexte, mais je vous recommande d’y intégrer trois éléments importants.

1. Plan de perfectionnement de la main-d’œuvre
Votre plan de perfectionnement de la main-d’œuvre reposera sur votre analyse des écarts. Formulez des recommandations concises pour combler les lacunes relevées. Dans bien des cas, vous pouvez proposer plusieurs options pour chacun d’elles. Comme chaque organisation est unique, il n’existe pas nécessairement de solutions toutes faites. Le perfectionnement de la main-d’œuvre SIG comporte toutefois souvent les étapes suivantes :

• Étape 1 – réorganiser le personnel chargé des SIG afin de combler les lacunes dans la prestation des services.

• Étape 2 – créer de nouveaux postes afin de combler les lacunes dans les processus ou les capacités.

• Étape 3 – réaffecter des membres du personnel afin qu’ils occupent les fonctions qui correspondent le mieux à leurs compétences en SIG.

Cette séquence permet d’apporter les changements de façon structurée, de l’organisation générale de la main-d’œuvre jusqu’à l’affectation du personnel, ce qui contribue à éviter la confusion et les incohérences au moment de la mise en œuvre.

2. Plan de perfectionnement des compétences
Votre plan de perfectionnement des compétences doit reposer sur votre évaluation des compétences et des capacités en SIG, qui aura permis de cerner les lacunes prioritaires et de déterminer les méthodes recommandées pour chaque rôle lié aux SIG. Organisez ces mesures selon un ordre logique afin de combler progressivement les lacunes relevées. Le plan doit pouvoir s’adapter au contexte, mais les lignes directrices suivantes peuvent vous être utiles :

1. Mettre en place dès le départ des plans de formation adaptés à chaque rôle. Préciser l’ordre dans lequel les différentes méthodes de formation seront utilisées et expliquer les raisons de ces choix.

2. Après le lancement du plan, offrir des possibilités d’accompagnement ou de partage des connaissances. Prévoir des mesures pour favoriser ces importantes relations.

3. Prévoir un mécanisme pour suivre la participation aux formations ainsi que les activités d’accompagnement et de partage des connaissances.

3. Regroupement des éléments
Regroupez vos plans de perfectionnement de la main-d’œuvre et des compétences dans un calendrier d’activités. Il n’est pas nécessaire de définir avec précision l’échéancier ni la durée de chaque activité. L’ordre dans lequel elles seront réalisées importe davantage. Répartissez les activités de perfectionnement de la main-d’œuvre et des compétences dans le temps afin d’éviter de soumettre le personnel à trop de changements à la fois.

Dans tout ce processus, n’oubliez pas que la communication est essentielle à la mise en œuvre de tout changement. Je vous recommande d’intégrer également à votre plan des communications ciblées qui expliquent les raisons des changements, ainsi que des occasions pour le personnel concerné de faire part de ses commentaires. Vous pourrez ainsi répondre aux questions et aux préoccupations à mesure qu’elles se présentent.

Remarque : la gestion du changement appliquée aux SIG est un vaste sujet. Pour en savoir plus, consultez ce billet.

Nous pouvons vous aider!

J’espère que cette série de billets vous aura été utile et instructive. Si votre organisation est prête à procéder à une évaluation de sa main-d’œuvre SIG, l’équipe de services-conseils en gestion d’Esri Canada peut vous accompagner. Nous aidons nos clients à évaluer leur main-d’œuvre actuelle, à cerner les lacunes, à évaluer les compétences et les capacités en SIG et à élaborer des plans pour mettre en œuvre nos recommandations. Communiquez avec nous pour en savoir plus.

Ce billet a été écrit en anglais par Darren Sutton et peut être consulté ici.Not an “or”, this is an “and”