Conseils pour aider les petites équipes SIG à obtenir l’adhésion

Faites-vous partie d’une petite équipe SIG qui tente d’établir des bases solides pour soutenir sa croissance? Il peut être difficile de démontrer votre valeur et de faire connaître votre travail avec des ressources limitées. Mais ne vous inquiétez pas : plusieurs mesures efficaces peuvent vous aider à avancer dans la bonne direction. Dans cet article, je propose quelques conseils pour les petites équipes SIG.

Au sein des services-conseils en gestion d’Esri Canada, nous collaborons avec diverses équipes de systèmes d’information géographique (SIG), qu’elles soient grandes ou petites, et qu’elles évoluent dans le secteur public ou privé. Bien que toutes ces équipes soient confrontées à une variété de défis, cet article est destiné aux petites équipes SIG, que je définis sommairement comme des équipes composées de deux à cinq personnes. Souvent, ces petites équipes SIG n’ont pas de superviseur attitré et fonctionnent en tant que sous-ensemble d’un service plus vaste, comme l’ingénierie, les technologies de l’information, l’urbanisme ou les services sur le terrain.

Lorsque nous travaillons avec de petites équipes SIG, elles sont rarement à court d’idées pour apporter une valeur considérable à leur organisation, mais elles sont limitées par le manque de temps, de budget, de visibilité et d’orientation stratégique. Si vous faites partie d’une petite équipe SIG, j’aimerais vous offrir quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos ressources limitées et accroître votre valeur.

Permettez-moi de commencer par quelques hypothèses. Je suppose que votre organisation a investi dans des outils SIG comme ArcGIS Pro ou ArcGIS Online et a peut-être même déployé un portail SIG tel que ArcGIS Enterprise. Je présume également que votre organisation dispose d’un dépôt de données géospatiales et que votre équipe est responsable de sa gestion. Les petites équipes avec lesquelles nous travaillons font souvent partie d’organisations ayant ces capacités, mais constatent que la majeure partie de leur temps est consacrée à la résolution de ticket d’assistance, au soutien aux utilisateurs, à l’exécution de processus de données et à la publication de cartes ou de services de données. Même si le temps n’était pas un enjeu, les petites équipes sont en concurrence avec des équipes mieux dotées et plus reconnues pour l’obtention de fonds. Il peut être décourageant de savoir que vous pouvez en offrir beaucoup plus, mais de ne pas réussir à obtenir le temps et le soutien nécessaire pour y parvenir.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des façons d’accroître la visibilité de votre programme et l’enthousiasme envers ce dernier sans y consacrer beaucoup de temps ou de budget. Vous pouvez trouver des moyens de démontrer la valeur des SIG et d’obtenir l’adhésion de dirigeants influents, même avec des ressources limitées. Cela peut ressembler à une boucle sans fin : pour apporter de la valeur, il faut des ressources, mais pour obtenir des ressources, il faut démontrer la valeur! Toutefois, si vous concentrez vos efforts sur ce que vous pouvez influencer, vous pouvez maximiser votre valeur ajoutée et demander davantage de ressources.

Conseil n^o 1 : Rendre les tâches de base accessibles en libre-service

Une question que vous devriez vous poser est la suivante : que faisons-nous actuellement qui pourrait être réalisé en libre-service? De nombreux systèmes SIG, dont ArcGIS Online et ArcGIS Enterprise, permettent aux utilisateurs d’effectuer eux-mêmes certaines fonctions SIG de base au lieu de faire appel au personnel SIG. Il existe d’excellents guides d’architecture pour aider à planifier la mise en œuvre de systèmes en libre-service, comme par exemple celui-ci. Réfléchissez aux services que vous fournissez en ce moment. Votre équipe crée-t-elle du contenu? Publie-t-elle des cartes? Crée-t-elle des applications web ou des services SIG? Dans bien des cas, ces services peuvent être proposés en libre-service. Par exemple :

• Au lieu de soumettre les données de terrain à une personne responsable du soutien SIG pour qu’elle les téléverse, un technicien sur le terrain peut utiliser un outil comme ArcGIS Field Maps pour recueillir, modifier et téléverser ses propres observations sur le terrain.

• Les utilisateurs ayant reçu une formation adéquate sur une plateforme comme ArcGIS Enterprise peuvent créer et partager leurs propres cartes, au lieu de s’en remettre au personnel SIG.

Il est utile d’examiner les services que vous fournissez et de les comparer aux capacités en libre-service dont vous disposez. Le déploiement de ces capacités peut libérer énormément de temps pour permettre à votre équipe de se concentrer davantage sur votre programme SIG.

Conseil n^o 2 : Interagir avec votre communauté d’utilisateurs

Dans le même ordre d’idées, vous vous demandez peut-être : comment puis-je impliquer davantage mes utilisateurs dans notre programme SIG? Il s’agit d’un autre facteur que vous pouvez influencer en vous engageant auprès de votre communauté d’utilisateurs et en lui offrant votre soutien.

Les utilisateurs SIG engagés jouent un rôle crucial dans la promotion des SIG au sein de votre organisation; les dirigeants finiront par s’en rendre compte. Vous pouvez commencer par organiser des réunions régulières avec les utilisateurs clés, envoyer un bulletin d’information par courriel ou utiliser des forums tels que Microsoft Teams ou Google Workspace.

Je recommande également fortement de former un réseau d’échange de pratiques géospatiales. Les membres d’un tel réseau contribuent à de nombreux avantages, notamment à sensibiliser les dirigeants de votre organisation, à contribuer à l’apport d’idées et à aider à résoudre des problèmes liés aux SIG. Plus important encore, un réseau d’échange de pratiques géospatiales constitue un forum qui vous permet d’établir un engagement continu avec votre communauté d’utilisateurs afin d’accroître la valeur de votre programme SIG.

Conseil n^o 3 : Se concentrer sur ce qui compte le plus

Je vous recommande également de concentrer les efforts de votre équipe sur les activités à forte valeur ajoutée en établissant des priorités de manière rigoureuse. Vous pouvez commencer par évaluer votre processus de demande de travail. Certes, toutes les demandes sont importantes, mais vous ne pouvez pas tout faire en même temps.

Je vous recommande de vous concentrer sur de petites portions de travail à la fois et plusieurs méthodes vous permettent d’y arriver. Vous pourriez par exemple adopter un schéma de priorisation pondéré axé sur les éléments à forte valeur et à délais d’exécution courts. Une approche de priorisation des tâches les plus courtes après pondération, comme celle-ci, pourrait être une bonne solution.

Je vous recommande également de limiter le nombre de travaux en cours. Les méthodes de gestion du travail comme Kanban limitent le nombre de tâches sur lesquelles votre équipe peut travailler simultanément. L’adoption de limites de travaux en cours et d’un système de hiérarchisation aidera votre équipe à rester concentrée et à améliorer son rendement. Cela signifie-t-il que vous devez ignorer toutes les autres demandes? Pas du tout. Je vous recommande également de maintenir un registre d’arriérés que vous réévaluerez et réorganiserez régulièrement pour assigner le travail. Un registre visible par vos utilisateurs vous permet également d’instaurer un climat de confiance en leur montrant que leurs demandes n’ont pas été oubliées. Pour assurer la transparence, envisagez d’adopter une méthode reconnue pour classer les travaux par ordre de priorité, comme celle-ci. Cela aidera les gens à comprendre les délais possibles avant que leur demande ne soit traitée.

Conseil n^o 4 : Connaître vos capacités principales

Lorsque vous ciblez vos activités, vous devez également définir les capacités principales de votre équipe. Il s’agit des tâches que seule votre équipe peut réaliser. Les capacités qui ne sont pas dans cette catégorie peuvent être externalisées, transférées ou soutenues par d’autres membres du personnel. Par exemple, est-ce que votre équipe gère et entretient vos serveurs de cartes ou d’images? Bien qu’importantes, ces tâches ne constituent peut-être pas une capacité principale en SIG. Le service informatique de votre organisation ou d’autres membres du personnel d’assistance peuvent-ils les traiter? Est-il possible de faire appel à des fournisseurs de services infonuagiques qui peuvent s’occuper de tout, sauf des tâches propres aux SIG? Appliquez cette analyse minutieuse à toutes les capacités non principales dont votre équipe est actuellement responsable.

Chaque capacité non principale que vous définissez et redirigez libère du temps et des efforts que votre équipe peut concentrer sur les capacités principales. Bien que chaque organisation soit unique, les exemples suivants peuvent vous aider à amorcer votre analyse.

Conseil n^o 5 : Quantifier votre valeur

Enfin, lorsque vous vous efforcez de démontrer la valeur apportée par votre équipe, n’oubliez pas que de nombreux dirigeants souhaitent voir des données quantifiables à l’appui d’une proposition de valeur. Pour étoffer votre dossier, mettez en place des indicateurs de rendement clé (IRC), qui sont des mesures précises permettant d’évaluer les progrès accomplis dans la réalisation d’objectifs définis. De nombreux articles, tels que celui-ci, décrivent les avantages de l’utilisation des IRC lors de la mise en œuvre d’un programme ou d’une stratégie SIG. Il existe également une grande variété d’indicateurs possibles, vous devez donc les choisir avec soin et éviter de « ratisser trop large » en sélectionnant trop d’IRC.

J’espère que ces conseils vous seront utiles et qu’ils vous permettront d’obtenir l’adhésion nécessaire pour votre petite équipe SIG. Il peut être décourageant d’essayer de mettre en place un programme avec des ressources limitées. Mais si vous vous concentrez sur des actions à fort impact comme celles que je propose ici, je pense que vous serez surpris par votre efficacité. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide pour maximiser la valeur de votre petite équipe SIG. Nous nous ferons un plaisir de vous aider!

Vous souhaitez ajouter d’autres conseils de stratégie géospatiale à votre boîte à outils? Inscrivez-vous à notre bulletin d’information, The Geospatial Edge, pour recevoir chaque trimestre directement dans votre boîte de réception une nouvelle série de ressources en matière de stratégie géospatiale. C’est simple : visitez notre Centre de préférences en matière de communications et sélectionnez Stratégie SIG parmi les options disponibles.

Ce billet a été écrit en anglais par Darren Sutton et peut être consulté ici.