Questions et réponses : Démystifier la gouvernance pour votre portail web SIG

Dans ce billet, Julie Roebotham et Chris Macleod font le suivi de leur webinaire du 17 avril 2024 intitulé « Démystifier la gouvernance pour votre portail web SIG ». Ils répondront à vos questions brûlantes sur la manière de mettre en œuvre la gouvernance de la technologie SIG de votre organisation et vous fourniront des ressources pour approfondir vos recherches.

La gouvernance peut être un sujet complexe, en particulier lorsque votre SIG interagit avec d’autres systèmes et processus non-SIG au sein de votre organisation. Heureusement, il existe de nombreuses ressources pour vous aider à démarrer, notamment l’enregistrement du webinaire en tant que tel, ainsi que notre équipe de concepteurs de solutions et de conseillers stratégiques ici à Esri Canada.

Comment contrôler ou faire respecter les règles de gestion des données et du contenu?

Julie : Je crois que cette question est parfaitement justifiée si quelque chose n’est vraiment pas respecté. Mais il se peut que ce contrôle ajoute une charge de travail trop importante, entre autres problèmes.

Chris : Vous devriez probablement aborder cette question en combinant l’application des règles avec des conversations soutenues auxquelles prendraient part tous les intervenants. Pour commencer, vous pouvez utiliser des privilèges pour faire appliquer les règles. Par exemple, si vous craignez que vos utilisateurs publient de l’information à l’intention de l’organisation ou du public, il vous suffit de restreindre leurs privilèges et de mettre en place un point de contrôle. Ou, par exemple, si vous estimez que la gouvernance n’est pas respectée, vous pouvez organiser des réunions avec les personnes responsables des publications et revoir les règles avec elles. Peut-être avez-vous besoin d’adapter vos processus. Il s’agit d’une combinaison de mesures d’application et d’encouragement.

Julie : En outre, une sorte de réseau d’échange de pratiques ou de comité de surveillance seraient profitables à cet égard. L’un de nos conseillers stratégiques à Esri Canada, Cameron Wallace, recommande également d’envisager l’automatisation et le renforcement de la compréhension de chacun, ainsi que l’encadrement par les pairs. Bien entendu, en dernier recours, vous pouvez toujours faire appel aux canaux hiérarchiques de votre organisation.

Quand sait-on que la gouvernance fonctionne?

Chris : Ce ne sera jamais parfait, mais je pense qu’il est utile de se fixer des repères. Par exemple, si vous souhaitez tenir à l’œil le contenu – disons le contenu périmé ou redondant –, fixez des objectifs et utilisez des outils ou des scripts de rapports tous les six mois ou tous les ans. Conservez certaines mesures et examinez l’atteinte des objectifs après avoir effectué votre contrôle.

La taille de la base d’utilisateurs influence-t-elle la performance d’un modèle organisationnel particulier? Par exemple, est-il possible d’appliquer avec succès un modèle distribué dans une organisation ArcGIS Online comptant entre 1 500 et 2 000 utilisateurs issus d’une vingtaine de secteurs d’activité différents?

Chris : Oui, c’est absolument possible. Et certaines organisations le font avec succès. Mais c’est pour cela qu’il faut de la gouvernance. Cela fonctionne à la fois dans ArcGIS Online et ArcGIS Enterprise; vous n’accorderiez pas de privilèges de publication aux 2 000 personnes, mais vous auriez un groupe sélectionné. Les membres de ce groupe auraient besoin d’une formation. Il devrait y avoir entre eux une certaine coordination et répartition des responsabilités, car s’ils ont des privilèges, ils sont responsables de ce qu’ils publient. Nous avons vu que cela fonctionnait dans de nombreuses organisations.

Julie : Cela nécessite une gouvernance, et une adhésion aussi. Une fois que l’on atteint une certaine taille, il faut également nommer un responsable qui s’occupera spécialement du bon fonctionnement de la gouvernance.

Chris : Les choses se compliquent quand un service ne comprend pas l’importance d’affecter un de ses membres à l’administration du portail. Il faut savoir aussi que, si vous souhaitez distribuer des privilèges d’administration aux secteurs d’activité, cela signifie que les personnes disposant de ces privilèges peuvent voir les données de toutes les autres. Parfois, cette approche n’est pas souhaitable. En général, l’administration est centralisée, mais la publication est répartie, ce qui semble mieux fonctionner.

Esri a-t-elle créé des modèles ou des lignes directrices en matière de gouvernance?

Pour commencer, consultez la page sur la gouvernance dans le portail « Parcours de réussite en SIG » d’Esri. Si vous n’y trouvez pas ce dont vous avez besoin, le flux Stratégie SIG du portail de ressources d’Esri Canada contient une mine d’informations, notamment sur la stratégie géospatiale. Vous y verrez un texte d’introduction sur la gouvernance géospatiale par Allen Williams, le cadre de gouvernance géospatiale de Matt Lewin et le billet de Julie Roebotham sur la création d’une expérience utilisateur transparente grâce à la gouvernance administrative.

Pour quelque chose qui soit plus approfondi, nous avons développé une offre de services-conseils en gouvernance d’ArcGIS qui vous aidera à établir une base administrative solide pour votre portail.

Existe-t-il des outils intégrés pour surveiller le contenu, ou faut-il pour cela recourir à des applications tierces?

Chris : Pour commencer, essayez d’utiliser l’interface API et l’assistant d’ArcGIS Online. Ces outils sont intégrés et vous permettent de surveiller le contenu, de rechercher du contenu à copier sur votre compte, et bien plus encore.

Julie : Certains outils de contrôle du contenu sont intégrés dans Portal for ArcGIS. Les administrateurs du portail ont accès à des rapports et des tableaux de bord qui rendent compte des utilisateurs et des éléments au sein de l’organisation. Esri Canada peut également créer des vues plus personnalisées des mesures d’utilisation, mais cela nécessite un contrat de services professionnels.

Quelle est la chose la plus importante à laquelle une grande organisation structurée selon un modèle centralisé devrait penser en matière de gouvernance?

Chris : Si vous prévoyez de rester centralisé, cela signifie que toute la charge vous incombe. Vous devez vous assurer que vous pouvez prendre l’entreprise en charge de manière adéquate.

Si vous avez des plans ambitieux pour la fonction SIG de votre organisation, mais que vous avez besoin d’aide pour les mettre en œuvre, le programme Avantages d’Esri Canada est fait pour vous. Ou si vous souhaitez plutôt commencer à mettre en place un programme de gouvernance, notre offre de services-conseils est un excellent point de départ.

Ce billet a été écrit en anglais par Julie Roebotham et peut être consulté ici.